Titre : Archives Officer
Référence : AO_BC_022023
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
Lieu : Antananarivo
Date de clôture de réception de candidature : 19/02/2023
I. Résumé du poste
Sous la supervision du Directeur Pays Adjoint – Appui aux Programmes, l’Archives Officer est responsable de la gestion des archives de CARE Madagascar incluant l’archivage physique et digital. Il.elle s’assure que l’entrepôt situé à Ivato est bien aménagé et disposé à archiver de façon distincte les documents du bureau central et des bureaux régionaux. Il.elle coordonne l’organisation de la collecte et l’archivage des documents des projets au niveau des bureaux régionaux et assure leurs envois périodiques pour archivage à l’entrepôt d’Ivato. Le.la titulaire du poste doit assurer que la gestion des archives de CARE Madagascar est faite en conformité avec la politique de rétention de CARE, des bailleurs de fonds et du Gouvernement de Madagascar.
II. Responsabilités
R1 – Organiser l’archivage des documents du Bureau Pays selon les règles de l’art et suivant la politique d’archivage du Bureau Pays
- Collecter, répertorier et centraliser toutes les archives de la Mission dans la salle des archives à Ivato ;
- Faire le classement physique des documents de façon à faciliter leur localisation ;
- Coordonner avec le personnel (secrétaires administratifs.ves ou tout autre staff) dans les bureaux régionaux l’organisation, la collecte et le classement des documents comptables, des achats, des ressources humaines, des projets, etc.
- Etablir un calendrier pour la collecte, le transfert et le classement des archives des bureaux régionaux dans la salle des archives à Ivato ;
- Assurer que les documents soient classés par projet, par département/unité et par année fiscale ;
- Trier les archives à conserver et celles à détruire en conformité de la durée de rétention des archives de chaque bailleur de fonds contractuelle des bailleurs de fonds en tenant compte la plus restrictive (CARE, donateurs et le pays hôte)
R2 – Digitalisation des archives
- Numériser tous les documents du Bureau Pays ;
- Créer des répertoires par projet, département et par année fiscale sur CARE Share Point
R3 – Garantir la conservation et la sécurité des archives
- Assurer que la salle des archives est bien aérée, garantir une conservation des documents archivés ;
- Assurer que des détecteurs de fumée sont installés dans la salle des archives pour détecter à temps toute source d’incendie ;
- Assurer que des extincteurs sont installés dans la salle des archives pour permettre de lutter efficacement contre les incendies.
R4 – Garantir l’accessibilité des archives
- Rendre accessibles aux auditeurs internes et externes tous les documents de la comptabilité, de l’unité des achats et des projets (physique ou numérique) ;
- Durant les travaux d’audit, appuyer dans la recherche des pièces à auditer et préparer le transfert des documents en cas de demande des contrôleurs externes et s’assurer de leur restitution ;
- Appuyer dans la passation des documents aux auditeurs
Exécuter au besoin toute autre tâche confiée par son superviseur et relevant de ses compétences
III. Profil requis
- Titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac + 3 Gestion, Administration, Comptabilité ou autre diplôme équivalent ;
- Au moins trois (3) ans d’expérience en gestion d’archives et de documentation ou dans des domaines connexes
- Expériences dans le domaine de la finance – comptabilité au sein d’une ONG souhaitées
- Maîtrise dans la manipulation informatique en Microsoft Office et applications web requis
- Sens élevé de l’organisation, de la rigueur et très méthodique
- Intégrité et Engagement
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe
- Forte capacité en relation interpersonnelle
- Forte capacité de communication en français à l’écrit et à l’oral
- Être de nationalité Malagasy
IV. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 19 février 2023. Veuillez mentionner en objet de votre mail la référence « AO_BC_022023 ».
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, sans distinction liée à l’âge, au genre ou au handicap. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »