Intitulé du poste : ASSISTANT.E ACHAT
Lieu de travail : Manakara, recrutement local
Référence : AACH_MNK_032023
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
Date de clôture de réception de candidature : 12/03/2023
En prévision du projet HIP23 qui sera mis en œuvre dans la région Vatovavy, CARE Madagascar recherche des candidat.e.s pour le poste d’Assistant.e Achat.
I. DESCRIPTION DU POSTE
Résumé du poste
Sous la supervision du Senior Regional Operations Officer, l’Assistant.e Achat est chargé.e de procéder aux acquisitions des biens et services pour la bonne réalisation des activités des projets du bureau régional.
Les principaux domaines de performance pour ce poste sont l’acquisition à temps des biens et services tout en respectant leurs qualités et le respect des procédures de la réception des demandes d’achats jusqu’à la réception des biens et des services commandées.
Fonctions générales
- Pour tous les projets basés au niveau de la région, procéder à l’achat des biens et services.
- Vérification et régularisation des dossiers d’achat avant transmission pour paiement à la comptabilité.
- Création, vérification et évaluation systématique des vendors : maintenir et mettre à jour les fichiers des fournisseurs / prestataires individuels ainsi que maintenir la liste des fournisseurs du bureau régional
Fonctions spécifiques
R1 : Création et vérification des vendors
- Etablir le vendor-setup pour les nouveaux fournisseurs du bureau régional
- S’assurer que les nouveaux fournisseurs / prestataires remplissent les questionnaires des fournisseurs avec tous les documents requis joints dans les délais impartis avant commande
- Assurer l’archivage des dossiers fournisseurs / prestataires
- Identifier les fournisseurs / prestataires potentiels
- Maintenir la liste des fournisseurs du bureau régional
R2 : Achats de biens et services localement et à l’extérieur
- Réceptionner et vérifier la conformité des Demandes d’Achats et des Services ( DA / DS ) reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- Préparer les demandes de cotations à envoyer aux fournisseurs
- Analyser les devis et préparer l’analyse des offres si nécessaire.
- Préparer des bons de commande pour approbation.
- Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et de la législation locale
- Communiquer avec les fournisseurs et les fabricants, si nécessaire
- Assurer la préparation et la liquidation des demandes d’avance
- Assister à la réception des marchandises reçues pour s’assurer de leur qualité et quantité avec les responsables (magasinier, chauffeur / mécanicien, équipe technique etc.)
- Préparation des dossiers pour paiement et régularisation si nécessaire ainsi que le scan des documents des achats et archivage électronique.
R3 : Gestion des contrats cadres
- Analyser les besoins récurrents (hôtellerie – voyage – workshop – billetterie – pause-café – service de location)
- Préparer les dossiers d’appel d’offres et les avis d’appel d’offres
- Assurer le processus d’achat : réception des offres et analyses des offres via le comité d’achat
- Vérification physique de l’existence des fournisseurs et des références des fournisseurs / prestataires (avec descente sur terrain si nécessaire)
- Préparer et gérer les contrats cadres
R4 : Mise à jour systématique du cahier de charge / catalogue de prix
- Créer un cahier de charge des articles suivant les commandes passées
- Mettre à jour systématiquement le fichier
R5 : Evaluation systématique des fournisseurs / prestataires
- Créer un fichier d’évaluation des fournisseurs
- Demander des feedbacks auprès des demandeurs d’achat par rapport aux achats / services
- Mettre à jour systématiquement le fichier
R6 : Partage des fichiers de suivis des contrats cadres / bases de données / évaluation des fournisseurs / catalogue de prix / cahier de charge
- Bases de données des fournisseurs
- Evaluation des fournisseurs
- Contrat cadres en cours
- Cahier de Charge
- Catalogue de prix
R6 : Autres
- Appuyer l’équipe du département achat et logistique dans l’accomplissement de leurs tâches
II. PROFIL REQUIS
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+3) en Gestion, Commerce, administration
- Au moins deux ans d’expériences en achat / commerce / commerciales / bases de données (stage non compris). Expérience en ONG idéale
- Langues : Français (lu, écrit et parlé couramment) / Anglais (lu, écrit et parlé moyen) / Malagasy (langue maternelle)
- Informatique: Bureautique –
- Familiarité avec les règles et réglementations des donateurs (UE, USAID, ECHO, AFD , etc.).
Compétences requises
- Intègre
- Excellentes capacités de négociation et communication écrite et orale
- Forte capacité d’analyse et de proposition
- Excellente capacité organisationnelle
- Flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail
- Capacité d’exercer un jugement indépendant
- Sens de la confidentialité
- Prise de décisions transparentes
III. CONDITIONS DU CONTRAT
- Poste basé à Manakara
- CDD d’un an renouvelable, recrutement local
- Salaire brut annuel : à partir de 15 694 549 ariary – selon expérience et compétence du candidat
- Assurance médicale de l’employé.e et de ses ayants droit
IV. SOUMISSION DE CANDIDATURE
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 12 mars 2023. Veuillez mentionner en objet de votre mail la référence « AACH_MNK_032023 ».
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »