Titre : Un.e Assistant.e Administratif.ve junior auprès du service achat et logistique
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
Lieu : Bureau Central Antananarivo
Date de clôture de réception de candidature : 24/01/2022
I. Résumé du poste :
Pour le bon fonctionnement des activités du département achat et logistique, l’assistant.e administratif.ve junior est chargé.e d’appuyer le service logistique et le procurement officer dans l’accomplissement de leur tâche et ce conformément aux procédures en vigueur. Il.elle assurera ainsi le bon déroulement des activités du département pour répondre aux besoins des utilisateurs du service.
II. Fonctions générales
- Saisir les reporting de tous les aspects liés à la logistique / achat du bureau central
- Reconstituer les dossiers de paiement de la logistique / achat avant transmission au département Finance
- Numériser les documents achats et logistiques et assurer l’archivage électronique
- Participer au bon déroulement des activités du département achat et logistique
III. Fonctions spécifiques
R1 : Préparation des paiements du département achat et logistique
Temps affecté : 40%
- Réceptionner et relancer des factures
- Assurer la checklist et la préparation des paiements des factures (carburant, services publics, téléphonie et Internet, dossier d’achat, location, loyer)
- Matcher les dossiers d’achat par rapport aux factures reçues [vérifications des pièces pour paiement (Factures, Bon de Commande, Note, GRN…)]
R2 : Reporting
Temps affecté : 30%
- Saisir les données (courses, communication, achat, internet, téléphonie, loyer … )
- Saisir dans le logiciel Appro de l’évolution de traitement des DA
- Saisir dans intranet l’évolution des données logistiques : courses, communication, internet, téléphonie, loyer
R3 : Archivage
Temps affecté : 25%
- Scanner les dossiers pour paiement et archiver électroniquement par Project Id / Fund Code / Fournisseur
- Transmettre les dossiers auprès de la finance pour paiement (logbook)
R4 : Autres
Temps affecté : 5%
- Apporter l’aide utile au département Achat et Logistique
- Préparer les analyses des offres reçues (si nécessaire)
- Assurer la demande et la liquidation des avances
- Gérer les achats via petite caisse
- Assurer le suivi des paiements
IV. Qualifications et compétences requises
- Titulaire d’un diplôme universitaire de niveau bac+3 en Gestion, Logistique ou dans d’autres domaines similaires
- Avoir deux ans d’expérience dont un an en matière d’achat et/ou logistique
- Sens développé de planification et d’organisation
- Bonne capacité de communication en français, l’anglais est un plus
- Bonne maîtrise du pack office
- Etre capable de travailler avec un minimum de supervision
- Capacité à travailler avec une équipe multidisciplinaire
V. Conditions de travail
- Poste basé à : Antananarivo, avec quelques déplacements
- Salaire brut : à partir de 11 904 282 ariary par an – selon expérience et profil du candidat
- Couverture médicale de l’employé.e et de ses ayants droit, congé annuel de 24 jours ouvrables
VI. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, copie/scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 24 janvier 2022 – en mentionnant l’intitulé du poste demandé.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants