Titre : ASSISTANT.E LOGISTIQUE ET ACHAT
Référence : ALA_MJN _072023
Type de contrat : CDD 10 mois
Lieu : Mahajanga
Date de clôture de réception de candidature : 11 août 2023
I. Résumé du poste
Pour le bon fonctionnement des activités du département logistique et achat, l’Assistant.e Logistique et achat apportera son appui au Logistic Officer et au Procurement Officer dans l’accomplissement de leurs tâches et ce, conformément aux procédures en vigueur. Il.elle assurera ainsi le bon déroulement des activités de la logistique et d’achat pour répondre aux besoins des utilisateurs du service.
II. Fonctions générales
Il.elle devra :
- Appuyer aux rapportages de tous les aspects liés à la logistique et à l’achat de CARE
- Reconstituer les dossiers de paiement de la logistique/achat avant transmission au département Finance et Comptabilité
- Appuyer l’équipe du département dans l’accomplissement de leurs taches (scan des documents de la logistique et/ou achat et archivage électronique)
- Participer à la bonne exécution des activités du département achat et logistique.
III. Fonctions spécifiques
R1 : Appui à l’équipe logistique et achat
- Participer à la planification hebdomadaire des demandes de déplacement adressées au département Logistique
- Réceptionner et relancer des factures
- Constituer et préparer des paiements des factures pour rattacher au service logistique (carburant, services publics, dossier d’achat, location, téléphonie et Internet etc.)
- Matcher les dossiers d’achat par rapport aux factures reçues [vérifications des pièces pour paiement (Factures, Bon de Commande, Note, GRN)…]
- Préparer les paiements des locations de bureaux et magasins de la mission
- Déclencher les paiements des loyers et l’envoi à la finance après vérification
- Mettre à jour le document de suivi des contrats
- Assurer la conformité et le renouvellement des documents administratifs de chaque véhicule motorisé composant le parc roulant de CARE.
R2 : Appui à l’équipe dans l’accomplissement de leurs taches
- Apporter tout appui nécessaire à la bonne réalisation des tâches du département (scan des documents de la logistique et/ou achat ainsi que l’archivage physique et électronique)
- Assurer le classement des documents du département (factures, locations, PAR, autres documents à classer…)
R3 : Reporting
- Enregistrer dans le logiciel du département les logbook hebdomadaires des véhicules
- Mettre à jour le tableau de suivi mensuel des contrats de location de bâtiment à usage de bureau, de magasin et de résidence
- Actualiser le tableau de suivi des charges relatives à la logistique (communication, charges locatives et assimilés etc.)
- Informer le demandeur de la livraison des achats effectués au niveau de bureau régional et central
- Participer activement aux réunions bi-hebdomadaires
R4 : Autres
- Seconder le Logistic Officer et le Procurement Officer en leur absence
- Assurer le suivi des demandes et des liquidations d’avance
- Préparer les analyses des offres reçues (si nécessaire)
- Gérer les achats via petite caisse
- Faire le suivi des paiements
IV. Profil requis
- Titulaire d’un diplôme de niveau BACC + 2 en Gestion ou équivalent
- Expériences techniques de 3 ans en matière de gestion parc matériel roulant et achat
- Maitrise du pack Microsoft Office et applications web requis
- Bonne capacité d’analyse et de résolution de problème
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail d’équipe
- Avoir le sens d’engagement et intègre
- Bonne capacité de communication en français à l’écrit et à l’oral
- Rigueur, fermeté et respect des délais
- Esprit de méthode et d’organisation
V. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e‐mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 11 aout 2023 – en mentionnant la référence « ALA_MJN_082023 ».
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »