Titre : Assistant.e Logistique et Administratif.ve
Nombre : quatre (04)
Référence : RM_02407_BR_ASSISTANT LOG ADMIN_« base souhaitée »
Lieu d’affectation : Farafangana, Mananjary, Antsohihy, Ambovombe
Type de contrat : CDD un an renouvelable
Date de clôture de réception de candidature : 04 août 2024
I. Contexte
Le projet RANO MAHARITRA est un projet de 5 ans financé par l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) qui a démarré depuis janvier 2024.
Le but du Projet est d’améliorer l’accès durable et équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène (WASH) pour les ménages ruraux. En collaboration avec le gouvernement de Madagascar (GoM) et divers experts, le programme vise à surmonter les obstacles à l’égalité des sexes, à l’inclusion sociale, à la diversité, à l’équité et à l’accessibilité (DEIA) afin d’atteindre quatre objectifs clés :
- Composante 1 (C1) : Renforcer la gouvernance et la capacité d’accès aux services WASH.
- Composante 2 (C2) : Augmentation du soutien financier au secteur WASH.
- Composante 3 (C3) : Amélioration de l’offre de produits et services WASH.
- Composante 4 (C4) : Stimuler la demande de produits et de services WASH.
RANO MAHARITRA promeut une approche systémique pour promouvoir des services WASH durables et gérés localement, en mettant l’accent sur le GESI, le DEIA et la localisation afin d’autonomiser les communautés, en particulier les femmes et les jeunes.
Le projet, dirigé par CARE International en consortium avec ses partenaires WaterAid, iDE, MiarakaP, BushProof et Sandandrano, encourage les partenariats avec les gouvernements, les institutions, les organisations de la société civile, les communautés, les secteurs privés et les bénéficiaires.
Le projet est mis en œuvre dans dix districts de sept régions de Madagascar : Atsimo-Atsinanana, Anosy, Androy, Betsiboka, Fitovinany, Sofia, et Vatovavy.
II. Résumé du poste
Sous la supervision hiérarchique du Logistic & Administration Officer inter-régional et en liaison fonctionnelle avec le Directeur Administratif et Financier du projet RANO MAHARITRA, les Procurement Officers du projet RANO MAHARITRA ainsi que du bureau pays, l’Assistant.e Logistique et Administratif.ve est chargé.e de la gestion du parc roulant et de la gestion logistique du quotidien de la région et de l’appui administratif et financier du bureau. Il.Elle assurera aussi l’archivage et le classement des documents logistiques.
III. Responsabilités
R1 : Gestion du parc roulant
- Assurer la planification des chauffeurs et des véhicules suivant les courses quotidiennes et les missions
- Assurer la gestion et le suivi des maintenances des véhicules en collaboration avec le chauffeur mécanicien
- Assurer que les papiers administratifs des véhicules sont en règles et à jour : assurance, visite technique, attestation de non-imposition, etc.
- Mettre à jour la base de données de suivi de consommation des véhicules
- Insérer les données des mouvements des véhicules et des générateurs
- Établir le tableau de suivi de consommation
R2 : Gestion du bureau et du magasin
- Assurer le bon fonctionnement du bureau régional en matière logistique : propreté, maintenance et entretiens, etc.
- Assurer le suivi des mobiliers et leur bon fonctionnement
- Assurer le suivi des contrats liés au bureau régional : bail, internet, gardiennage, etc.
- Assurer le paiement à temps des charges fixes liés au bureau régional, magasins et résidences : loyer, abonnement interne, eau, électricité, gardiennage
- Assurer le suivi mensuel des dépenses et l’envoi au Logistic Officer Inter-regional pour rapport et analyse.
R3 : Archivage et classement des dossiers logistiques
- Assurer le tri et le classement des dossiers physiques suivant leur catégorie
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers physiques (création classeur et fiche de suivi)
- Assurer le classement et l’archivage numériques sur Sharepoint (création et tenue à jour des dossiers numériques)
R4 : Appui administratif et financier
- Appuyer l’organisation logistique et administrative des évènements/activités du projet (atelier / formation / évènement / réunion)
- Effectuer le paiement des indemnités des participants et faire la liquidation des avances, ainsi que gérer le compte mobile money dédié aux ateliers et missions
- Appuyer la préparation des ordres de mission / rapports de dépenses (TER) et toute autre documentation nécessaire pour les missions de terrain
- Appuyer l’équipe dans l’établissement des demandes d’avance /services / achats et contribuer à la collecte d’informations sur les services ou achats à effectuer
- Travailler en étroite collaboration avec le.la comptable pour la numérisation des pièces comptables du bureau
- Assurer l’archivage des pièces comptables suivant les procédures en vigueur
Et toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par son superviseur et relevant de ses compétences.
IV. Profil recherché
Compétences de base et qualités professionnelles
- Titulaire d’un diplôme universitaire (Bac+3) en Gestion, Logistique ou domaines connexes
- Expérience probante d’un an en logistique, gestion parc roulant ou autres dans une organisation similaire
- Maitrise du Français (lu, écrit et parlé) ; bon niveau d’Anglais ; Malagasy (langue maternelle)
- Maitrise de l’outil informatique : pack MS Office
- Sens de l’organisation et méthodique
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail d’équipe
- Capacité managériale
- Rigueur, fermeté et respect des délais
Compétences clés de CARE
- Respect – Adopter un comportement qui reflète une réelle conviction de la dignité et du potentiel de tous les êtres humains et l’appréciation de leur dignité. Gagner la confiance des autres et créer un climat de confiance et d’ouverture.
- Intégrité – Maintien des normes sociales, éthiques et organisationnelles ; adhérant fermement aux codes de conduite et aux principes éthiques inhérents à CARE.
- Engagement au service – cette compétence s’applique à tous les aspects du rendement de l’employé.
- Excellence – Établir des standards élevés de performance pour soi-même et pour les autres ; assumer la responsabilité et la responsabilité de mener à bien des tâches ou des travaux ; des normes d’excellence auto-imposantes plutôt que d’imposer des normes ; s’assurer que les interactions et les transactions sont éthiques et traduisent une intégrité.
- Diversité – Promouvoir, valoriser, respecter et exploiter pleinement les qualités, l’appartenance, la race, la culture, l’âge, le sexe, le handicap, les valeurs, le style de vie, les perspectives ou les intérêts de chaque individu ; créer et maintenir un environnement de travail qui favorise la diversité.
V. Conditions de travail
Basé à : Farafangana, Mananjary, Antsohihy, Ambovombe
Temps de déplacement/terrain : 25%
VI. Comment postuler
Soumettez votre candidature qui comprend une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé à l’adresse [email protected], au plus tard le 04 août 2024.
Veuillez indiquer obligatoirement dans l’objet de votre mail la référence du poste RM_02407_BR_ ASSISTANT LOG ADMIN _« base souhaitée »
Les candidatures féminines ainsi que les candidatures locales sont vivement encouragées.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »