Titre : ATTACHE.E DE DIRECTION
Référence : RM_02403_PMU_Attaché.e de direction
Lieu d’affectation : Antananarivo
Type de contrat : CDD d’un an renouvelable
Date de clôture de réception de candidature : 03 avril 2024
I. Contexte
Le projet RANO MAHARITRA est un projet de 5 ans financé par l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) qui a démarré depuis janvier 2024.
Le but du Projet est d’améliorer l’accès durable et équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène (EAH) pour les ménages ruraux. En collaboration avec le gouvernement de Madagascar (GoM) et divers experts, le programme vise à surmonter les obstacles à l’égalité des sexes, à l’inclusion sociale, à la diversité, à l’équité et à l’accessibilité (DEIA) afin d’atteindre quatre objectifs clés :
- Composante 1 (C1) : Renforcer la gouvernance et la capacité d’accès aux services EAH.
- Composante 2 (C2) : Augmentation du soutien financier au secteur EAH.
- Composante 3 (C3) : Amélioration de l’offre de produits et services EAH.
- Composante 4 (C4) : Stimuler la demande de produits et de services EAH.
RANO MAHARITRA promeut une approche systémique pour promouvoir des services EAH durables et gérés localement, en mettant l’accent sur le GESI, le DEIA et la localisation afin d’autonomiser les communautés, en particulier les femmes et les jeunes.
Le projet, dirigé par CARE International en consortium avec ses partenaires BushProof, iDE, MiarakaP, Sandandrano, et WaterAid encourage les partenariats avec les gouvernements, les institutions, les organisations de la société civile, les communautés, les secteurs privés et les bénéficiaires.
Le projet est mis en œuvre dans dix districts de sept régions de Madagascar : Atsimo-Atsinanana, Anosy, Androy, Betsiboka, Fitovinany, Sofia et Vatovavy.
II. Fonctions principales
L’Attaché.e de Direction fournit un appui administratif et opérationnel au directeur général de projet (Chief of Party) de RANO MAHARITRA. Il.Elle assume des fonctions essentielles au sein de l’Unité de Gestion de Programme (PMU) de RANO MAHARITRA et intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au bureau. Il/elle occupe des fonctions essentielles de liaison avec la direction de CARE Madagascar, des membres du consortium RANO MAHARITRA et l’administration malagasy.
Ses compétences s’étendent sur des domaines très diversifiés : gestion/coordination de projet, ressources humaines, administration, logistique, relations professionnelles. Il/Elle est en étroite relation avec les collaborateurs et partenaires du projet. Il/Elle encadre les déplacements du COP/PMU sur le territoire national et à l’étranger. C’est une personne de confiance pour l’équipe de coordination de projet et la direction.
La nature dynamique de ce poste exige que le.la candidat.e idéal.e ait des compétences exemplaires en matière de gestion du temps et la capacité d’identifier et d’anticiper les besoins du PMU. Le.la titulaire du poste doit interagir de manière fluide et professionnelle avec un large éventail de personnes, y compris les membres de l’équipe de direction, des représentants du consortium, ou du gouvernement.
Pour mener à bien cette tâche, il est attendu de la personne qu’elle traite des informations financières, programmatiques, personnelles et institutionnelles hautement sensibles et confidentielles, tout en faisant preuve de professionnalisme et de discrétion.
III. Responsabilités
R1 : Appui au COP et à l’Unité de Gestion de Programme (PMU)
- Travailler directement avec le COP pour l’assister dans tous les aspects de son travail quotidien et suivi de dossiers spécifiques
- Organiser les réunions de l’équipe de direction du PMU et du consortium, y compris la logistique et la prise de notes et les comptes rendus, assurer le suivi des décisions.
- Centraliser les plannings mensuels du PMU. Préparer les dossiers pour faciliter les activités d’organisation et de gestion du projet, ainsi que les éléments d’information pour les décisions stratégiques,
- Être l’intermédiaire entre le COP/PMU et les partenaires du projet.
- Appuyer la communication interne avec le consortium, les régions et les départements de CARE Madagascar,
- Appuyer la préparation des évènements internes, y compris les ateliers et formations.
- Fournir une assistance administrative, rédiger des courriers et préparer des communications.
- Coordonner avec d’autres membres du personnel du PMU si nécessaire,
- Assister le COP dans la préparation de présentations et de documents,
- Rédiger et préparer des lettres et documents pour le COP/PMU,
- Programmer des réunions départementales et préparer les ordres du jour,
- Effectuer d’autres tâches supplémentaires selon les besoins, soutenir d’autres départements ou cadres.
R2 : Administration et bureautique
- Gérer les tâches administratives : impressions, télécopies, courrier, etc.
- Assurer le suivi administratif et gestion des correspondances (invitations, USAID, Gouvernement),
- Gestion centralisée de l’information (papier et numérique/SharePoint), y compris l’organisation de l’archivage et développement d’outils adaptés,
- Préparer et suivre les parapheurs : préparation des bordereaux, déclinaison et impression des courriers, enregistrement,
- Appuyer l’équipe de direction pour les liquidations des avances perçues,
- Mettre à jour et diffuser les listes de contacts internes et externes ;
- Assurer la signature en temps voulu par le CoP des documents clés pour les équipes d’appui du PMU, gérer les flux de processus, assurer la complétude de la documentation et la communication pendant les voyages.
R3. Coordination des visites officielles voyages nationaux et internationaux
- Être le point de liaison avec CARE Madagascar pour la gestion des visiteurs internationaux, ainsi que les voyages internationaux,
- Appuyer à l’organisation des déplacements du COP/PMU (réservations, confirmations, frais de mission) en collaboration avec l’équipe administrative,
- Être le point de contact pour les visiteurs nationaux et internationaux en coordination avec la direction de CARE Madagascar. Assurer que toutes les formalités d’usages sont effectuées lors des visites officielles à Madagascar (réservation des chambres d’hôtel, visas d’entrée, accueil, transfert de/à l’aéroport, etc.) ;
- Pour les voyages/missions internationaux :
- Assister et orienter dans les démarches administratives de préparation des voyages : assurance voyage, obtention de visa, etc.
- Communiquer régulièrement avec les visiteurs et missionnaires étrangers dans la préparation de leur séjour à Madagascar ;
- Assurer la logistique de l’accueil à l’arrivée, du départ ainsi que des déplacements des missionnaires et visiteurs à Antananarivo et dans les régions.
R4 : Appui à la gestion des Ressources Humaines du PMU
- Être le lien fonctionnel avec les Responsables RH de CARE Madagascar et du Consortium,
- Gérer les conges/absences de l’ensemble du personnel du PMU, notamment ceux/celles en contrat avec CARE Madagascar et CARE US, et archiver la documentation y afférent,
- Assurer que tout le personnel ait soumis leur fiche de présence à temps,
- Assurer un suivi rigoureux des échéances des contrats et anticiper les actions à entreprendre,
- Assister le COP et le DCOP à organiser et à documenter en temps opportun les processus de planification annuelle de performance,
- Collaborer au processus recrutements du projet,
- Point focal pour l’organisation des stages au sein du PMU
IV. Expériences et qualifications
- Titulaire d’un diplôme de Licence en sciences sociales, sciences politiques, administration, gestion ou communication. Un diplôme de master, spécialisé développement serait un atout,
- Minimum 3 années d’expériences de préférence dans un rôle similaire,
- Excellentes compétences en informatique, y compris la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel),
- Compétences exceptionnelles en matière de rédaction, d’édition et de relecture,
- Excellente capacité rédactionnelle et orale en Français et en Malagasy. Un excellent niveau en anglais pour la préparation des documents
- Posséder des qualités relationnelles, interculturelles et de communication avec une haute capacité organisationnelle
- Excellente capacité rédactionnelle et orale en Français et en Malagasy. Un excellent niveau en anglais pour la préparation des documents conformes aux standards de l’USAID. Connaissance des langues locales
- Une connaissance du secteur du développement et du secteur santé ou eau, assainissement et hygiène est un atout,
- Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps
Connaissances, aptitudes et compétences requises :
Le/la candidate idéal(e) est
- Une personne motivée et soucieuse du détail, avec de préférence une expérience préalable au sein d’un consortium
- Quelqu’un qui fait preuve de discernement et qui est capable d’établir des priorités et de prendre des décisions
- Energique et désireux de s’attaquer à de nouveaux projets et de nouvelles idées
- Aisance relationnelle, notamment avec les cadres de haut niveau
- Un esprit d’équipe capable de cultiver des relations de travail productives au sein d’une équipe composite et diverse
- Débrouillardise et esprit d’initiative
- S’épanouir dans un environnement au rythme rapide
- Compréhension et engagement à adhérer aux principes d’équité, de diversité, de genre, de sécurité des enfants et de santé et de bien-être du personnel.
Compétences clés de CARE
- Respect – Adopter un comportement qui reflète une réelle conviction de la dignité et du potentiel de tous les êtres humains et l’appréciation de leur dignité. Gagner la confiance des autres et créer un climat de confiance et d’ouverture.
- Intégrité – Maintien des normes sociales, éthiques et organisationnelles ; adhérant fermement aux codes de conduite et aux principes éthiques inhérents à CARE.
- Engagement au service – cette compétence s’applique à tous les aspects du rendement de l’employé.
- Excellence – Établir des standards élevés de performance pour soi-même et pour les autres ; assumer la responsabilité et la responsabilité de mener à bien des tâches ou des travaux ; des normes d’excellence auto-imposantes plutôt que d’imposer des normes ; s’assurer que les interactions et les transactions sont éthiques et traduisent une intégrité.
- Diversité – Promouvoir, valoriser, respecter et exploiter pleinement les qualités, l’appartenance, la race, la culture, l’âge, le sexe, le handicap, les valeurs, le style de vie, les perspectives ou les intérêts de chaque individu ; créer et maintenir un environnement de travail qui favorise la diversité.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
V. Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature qui comprend une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé à l’adresse [email protected], au plus tard le 03 avril 2024.
La présélection se fera au fur et à mesure de la réception des candidatures. CARE se réserve le droit de clôturer la soumission lorsque la sélections sera faite. Veuillez indiquer dans l’objet de votre mail la référence suivante RM_02403_PMU_Attaché.e_de_Direction.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »