Recrutement – CHARGE.E DES APPROVISONNEMENTS, Antananarivo

Titre : CHARGE.E DES APPROVISIONNEMENTS
Référence : CAP_BC_102023
Lieu d’affectation : Antananarivo
Type de contrat : CDD 12 mois renouvelable
Date de clôture de réception de candidature : 24 octobre 2023

I. Résumé du poste

Sous la supervision du coordinateur logistique et sécurité, le.la chargé.e des approvisionnements est chargé.e de la coordination de la chaine d’approvisionnement en biens et services pour la bonne réalisation des activités des projets.

Il.Elle veillera à la conformité et au respect des procédures et politiques de CARE et de ses bailleurs, en appuyant les bureaux régionaux dans les activités ayant trait à la logistique et l’achat.

II. Fonctions générales

• Contribuer au diagnostic logistique de la mission : enjeux, goulots d’étranglements, forces/faiblesses et plan d’action
• Être prêt.e à être déployé.e à tout moment pour une réponse d’Urgence
• Faire le suivi de l’application de la stratégie anticipative d’approvisionnement de la mission
• En lien avec le département audit, garantir la conformité des dossiers d’achat
• Gérer les contrats cadres
• Gérer les travaux de construction, avec l’appui du chargé logistique.
• Analyser les points de blocages et propose des solutions au niveau des projets.

III. Fonctions spécifiques

R1 : Coordination des activités du pôle achat

• Faire le suivi des Plans d’Achat Projet (PAP) et archiver les PAP validés
• Assurer la compilation des plans d’achat avec son équipe et anticiper les besoins récurrents en vue d’établir des contrats cadre
• Faire le sourcing du marché pour l’intégration de nouveaux fournisseurs : visite du marché, sites web et liste de contact
• Assurer la complétude des documents d’existence des fournisseurs avant approbation dans le système
• Participer à l’évaluation de performance des fournisseurs (comité des achats)
• Mettre à jour le vendor list (création/suppression) et les dossiers vendors dans people soft et archivages des dossiers
• S’assurer que la liste des fournisseurs préférentiels soit à jour (Approved vendors list) sur base des D.A.O/A.M.I et évaluation de performance
• Suivre la gestion des plaintes, des réclamations et des litiges fournisseurs (retards de paiement, annulation contrats/P.O, livraisons non conformes…)
• Faire le suivi des achats (Procurement Statut Report) de la mission
• Faire le suivi des contrats, des bons de commandes, et des renouvellements des contrats cadres,
• Effectuer les contrôles de conformité des dossiers d’achat avant soumission à la comptabilité
• S’assurer que tous les dossiers d’achat finalisés soient numérisés et envoyés à l’archiviste
• Assurer la qualité des dossiers d’achats complexes en appuyant son équipe en cas de besoin
• Analyser les points de blocage et proposer des solutions

R2 : Orientation et formation du staff en matière d’achat

Conformément aux politiques et procédures applicables de CARE et de ses bailleurs :

• Coordonner les activités de son service : réunions, monitoring des activités, accompagnement au quotidien de son équipe et formation
• Accompagner le processus de mise à jour de l’ARCI de son service, et déduire les besoins en ressources humaines
• Effectuer l’orientation des employés en matière d’achat suivant les politiques et procédures
• Appuyer les employés des bureaux régionaux impliqués dans la gestion de la chaine d’approvisionnement, pour l’amélioration de la qualité des dossiers d’achat aux respects des procédures de CARE et des bailleurs.

R3 : Compliance des activités de l’achat

Vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des transactions effectuées par le service selon les procédures d’achat applicables au bailleur et/ou celui de CARE avant transmission à la finance

Assurer la checklist des dossiers d’achat.

R4 : Gestion d’équipe

• S’assurer que les staffs supervisés possèdent et connaissent leurs missions et responsabilités
• Faire le suivi RH de son service : recrutements, induction, PAI, accompagnement, formation, gestion des congés et absences, évaluations, suivi disciplinaires
• Identifier les besoins en renforcement de capacité de son équipe et élaborer le plan de formation y résultant
• Sur la base des PAI et des JD, assurer la supervision, l’accompagnement et l’évaluation de performance de son équipe.
• Appuyer l’équipe du département dans l’accomplissement de leurs tâches

R5 : Reporting

• Partager les documents de suivis mensuels des achats et veiller à ce que les documents requis soient soumis à temps (rapport d’achat, demande de trésorerie, etc.)
• Mettre à jour le rapport d’achat et partager mensuellement les rapports relatifs aux activités de l’achat

R6 : Gestion des Dossiers d’Appels d’Offres

• Préparer le dossier d’appel d’offre
• Lancer l’appel d’offre
• Préparer le PV de réception des offres
• Préparer les tableaux des analyses des offres
• Préparer PV d’analyses des offres
• Contractualiser
• Suivre les paiements

R7 : Autres

• Appuyer l’équipe du département dans l’accomplissement de leurs tâches

IV.  Profil et qualifications recherchés

• Titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau bac+4 en gestion, avec une orientation en gestion des achats, supply chain ou équivalent
• Avoir 3 ans d’expérience en gestion des approvisionnements
• Avoir 5 ans d’expérience en gestion d’équipe
• Expériences souhaitées dans une organisation humanitaire et/ou dans les projets d’urgence
• Excellente capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit

 Compétences demandées

• Leadership et être à l’écoute de son équipe
• Sens du relationnel
• Sens de l’organisation et de la planification
• Anticipation et proactivité
• Honnêteté et intégrité
• Forte capacité à gérer de multiples priorités dans un délai restreint

V. Candidature

Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e‐mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 24 octobre 2023 – en mentionnant la référence « CAP_BC_102023 ».

En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.

« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »