Titre : CHARGE.E des OPERATIONS et des FINANCES – INTERREGIONAL.E
Nombre : un (01)
Référence : RM_02406_BR_COF_Fort-Dauphin
Lieu : Fort Dauphin
Type de contrat : CDD 1 an renouvelable, recrutement local
Date de clôture de réception de candidature : 30 juin 2024
I. Contexte
Le projet RANO MAHARITRA est un projet de 5 ans financé par l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) qui a démarré depuis janvier 2024.
Le but du Projet est d’améliorer l’accès durable et équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène (WASH) pour les ménages ruraux. En collaboration avec le gouvernement de Madagascar (GoM) et divers experts, le programme vise à surmonter les obstacles à l’égalité des sexes, à l’inclusion sociale, à la diversité, à l’équité et à l’accessibilité (DEIA) afin d’atteindre quatre objectifs clés :
- Composante 1 (C1) : Renforcer la gouvernance et la capacité d’accès aux services WASH.
- Composante 2 (C2) : Augmentation du soutien financier au secteur WASH.
- Composante 3 (C3) : Amélioration de l’offre de produits et services WASH.
- Composante 4 (C4) : Stimuler la demande de produits et de services WASH.
RANO MAHARITRA promeut une approche systémique pour promouvoir des services WASH durables et gérés localement, en mettant l’accent sur le GESI, le DEIA et la localisation afin d’autonomiser les communautés, en particulier les femmes et les jeunes.
Le projet, dirigé par CARE International en consortium avec ses partenaires WaterAid, iDE, MiarakaP, BushProof et Sandandrano, encourage les partenariats avec les gouvernements, les institutions, les organisations de la société civile, les communautés, les secteurs privés et les bénéficiaires.
Le projet est mis en œuvre dans dix districts de sept régions de Madagascar : Atsimo-Atsinanana, Anosy, Androy, Betsiboka, Fitovinany, Sofia, et Vatovavy.
II. Résumé de poste
Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur inter-régional et en lien fonctionnel avec le directeur administratif et financier du projet Rano Maharitra, le.la Chargé.e des Opérations et Finances Inter régional.e assure la préparation, la gestion et le suivi budgétaire du projet au niveau inter-régional en coordination avec l’équipe programmatique issu des différentes organisations. Il.elle assure aussi l’ensemble de la gestion financière et des opérations administratives. L’OFM assume la responsabilité de la mise en œuvre des règles et procédures de l’USAID et s’assurer que les exigences en conformité soient respectées. Il.elle jour un rôle clé dans le développement de processus pour supporter l’équipe programmatique dans la mise en œuvre des activités au niveau inter-régionale.
III. Responsabilités
R1 : Gestion financière et comptable du bureau inter-régional et rapportages périodiques
- Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de l’Organisation au niveau du bureau inter-régional ;
- Veiller à la réception et à la qualité de toutes les pièces provenant de l’équipe et les autres membres du Projet ;
- Assurer la comptabilisation à temps des dépenses du bureau inter-régional dans le système comptable (soumission des opérations comptables à SSC) ;
- Tenir à jour et de manière régulière tous les documents financiers (journaux et livres comptables) ;
- Assurer le classement des pièces comptables ;
- Assurer la demande de trésorerie pour renflouer la banque ;
- Assurer la réconciliation bancaire ;
- Être l’interlocuteur de la région avec le Bureau Central et/ou le SSC ;
- Etablir des projections financières périodiques suivant un calendrier préétabli par le DAF ;
- Produire les rapports de suivi financier mensuels ;
- Préparer les rapports financiers et les soumettre au DAF ;
- Être l’interlocuteur avec le DAF des auditeurs externes et produire/fournir les documents demandés ;
- Assurer la mise en œuvre des recommandations d’audit reçues au niveau du bureau inter-régional ;
- Effectuer les demandes de réapprovisionnement des fonds du Projet suivant les modèles internes ;
- Suivre les soldes des comptes bancaires au niveau Régional et des opérations réalisées par les banques sur ces comptes ;
- Effectuer toutes les opérations d’approvisionnement ou de prestations de services conformément aux procédures y compris la vérification des factures reçues ;
R2 : Gestion du processus d’achat de biens et de services
- Veiller au respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur ;
- Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus ;
- Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau régional ;
- Assurer les inventaires au niveau régional
R3 : Gestion du patrimoine
- Assurer la gestion des biens et équipements : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
- Faire signer une fiche de détention pour les attributions ou d’une autorisation de sortie de matériel ;
- Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus ;
- Assurer la bonne utilisation des biens et équipements par les employés au niveau régional
R4 : Gestion du parc roulant
- S’assurer que les chauffeurs ont les outils à disposition (logbook, instructions, matériel sécu (kit de première nécessité…)) ;
- Valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks ;
- Assurer le suivi de la conformité réglementaire et des normes de sécurité routière
R5 : Spécifique aux partenaires
- Maintenir une relation de travail cordiale et de confiance avec les partenaires du projet
- Veiller à ce que les que les règles d’implémentation du projet (USAID, organisation d’appartenance, légales) soient comprises et suivies par les partenaires ;
- Consolider l’ensemble des données logistiques des partenaires pour le projet en conformité avec les besoins de USAID ;
- S’assurer que le staff de l’ONG partenaire de mise en œuvre du projet, ait les outils de travail et le support logistique appropriés à leur fonction
R6 : Supervision des Ressources Humaines du projet
- Assurer le lead de la base de données RH du projet au niveau régional ;
- Assurer la production et partage avec le PMU de la gestion administrative du personnel régional incluant le suivi des congés, des PAR et des fiches de présence de l’équipe régionale ;
- Appuyer l’équipe RH au BC dans la gestion des conflits et des mesures disciplinaires ;
- Assurer la supervision et l’évaluation de performance de l’équipe sous sa responsabilité
R7 : Sécurité et sureté au travail de l’équipe régionale
- Mettre en application les règles sécuritaires au niveau du bureau régional : Participer à l’élaboration des SOPs, le plan de contingences, mettre en place les malles d’urgences d’hibernation en cas de crise, briefing des nouveaux recrutés et visiteurs sur le contexte local…
- S’assurer que les mesures pour assurer la sûreté et la sécurité des locaux sont en place : Les extincteurs, les services de gardiennage 24 heures sur 7 ;
- Faire le suivi de l’évolution du contexte sécuritaire de la région : collecte des informations sécuritaires (lors de la réunion de base, de la réunion avec les partenaires…), rapporte les incidents dans les formats CARE ;
- S’assurer que les outils de gestion de la Sécurité et Sûreté requis par CARE sont en place et appliqués
R8 : Représentation
- Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe régionale ;
- Représenter le projet dans les événements liés à son expertise
IV. Profil recherché
Formation / Expériences
- Titulaire d’un diplôme de Maitrise en administration, gestion, comptabilité et finance
- Minimum 3 ans d’expériences probantes dans un poste similaire
- Expériences dans une ONG ou une agence des Nations Unies
Compétences exigées
- Capacités d’assimilation des exigences liées au projet
- Capacités de planification et d’organisation
- Capacité en formation des formateurs
- Capacités managériales et d’autocontrôle requis
- Maitrise de l’outil informatique : pack MS Office
- Maitrise du Français (lu, écrit et parlé) ; bon niveau d’Anglais (lu, écrit et parlé moyen) ; Malagasy (langue maternelle), bonne connaissance du dialecte local
Qualités recherchées
- Esprit d’ouverture et capacité à travailler en équipe avec des personnes d’origines culturelles différentes
- Méticulosité et rigueur
- Sens de la confidentialité
- Flexibilité et approche pratique du travail, efficacité et capacité à gérer plusieurs priorités
- Aisance relationnelle et bonne communication interpersonnelle
Compétences clés de CARE
- Respect – Adopter un comportement qui reflète une réelle conviction de la dignité et du potentiel de tous les êtres humains et l’appréciation de leur dignité. Gagner la confiance des autres et créer un climat de confiance et d’ouverture.
- Intégrité – Maintien des normes sociales, éthiques et organisationnelles ; adhérant fermement aux codes de conduite et aux principes éthiques inhérents à CARE.
- Engagement au service – cette compétence s’applique à tous les aspects du rendement de l’employé.
- Excellence – Établir des standards élevés de performance pour soi-même et pour les autres ; assumer la responsabilité et la responsabilité de mener à bien des tâches ou des travaux ; des normes d’excellence auto-imposantes plutôt que d’imposer des normes ; s’assurer que les interactions et les transactions sont éthiques et traduisent une intégrité.
- Diversité – Promouvoir, valoriser, respecter et exploiter pleinement les qualités, l’appartenance, la race, la culture, l’âge, le sexe, le handicap, les valeurs, le style de vie, les perspectives ou les intérêts de chaque individu ; créer et maintenir un environnement de travail qui favorise la diversité.
V. Conditions de travail
Le Chargé.e. des opérations et finances inter-régional.e. est basé.e respectivement à Fort-Dauphin pour les régions du Sud. De fréquents déplacements dans les zones d’intervention sont à prévoir.
VI. Comment postuler
Soumettez votre candidature qui comprend une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé à l’adresse [email protected], au plus tard le 30 juin 2024.
Veuillez indiquer obligatoirement dans l’objet de votre mail la référence du poste RM_02406_BR_COF_”base souhaitée”.
Les candidatures féminines ainsi que les candidat.e.s locales.aux sont vivement encouragées.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »