Titre : CHARGE.E DES SOUS-SUBVENTIONS ET PARTENARIATS
Référence : RM_02403_PMU_CSSP
Lieu d’affectation : Antananarivo
Type de contrat : CDD d’un an renouvelable
Date de clôture de réception de candidature : 31 mars 2024
I. Contexte
Le projet RANO MAHARITRA est un projet de 5 ans financé par l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) qui a démarré depuis janvier 2024.
Le but du Projet est d’améliorer l’accès durable et équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène (WASH) pour les ménages ruraux. En collaboration avec le gouvernement de Madagascar (GoM) et divers experts, le programme vise à surmonter les obstacles à l’égalité des sexes, à l’inclusion sociale, à la diversité, à l’équité et à l’accessibilité (DEIA) afin d’atteindre quatre objectifs clés :
- Composante 1 (C1) : Renforcer la gouvernance et la capacité d’accès aux services WASH.
- Composante 2 (C2) : Augmentation du soutien financier au secteur WASH.
- Composante 3 (C3) : Amélioration de l’offre de produits et services WASH.
- Composante 4 (C4) : Stimuler la demande de produits et de services WASH.
RANO MAHARITRA promeut une approche systémique pour promouvoir des services WASH durables et gérés localement, en mettant l’accent sur le GESI, le DEIA et la localisation afin d’autonomiser les communautés, en particulier les femmes et les jeunes.
Le projet, dirigé par CARE International en consortium avec ses partenaires WaterAid, iDE, MiarakaP, BushProof et Sandandrano, encourage les partenariats avec les gouvernements, les institutions, les organisations de la société civile, les communautés, les secteurs privés et les bénéficiaires.
Le projet est mis en œuvre dans dix districts de sept régions de Madagascar : Atsimo-Atsinanana, Anosy, Androy, Betsiboka, Fitovinany, Sofia, et Vatovavy.
II. Fonctions Générales
Le.la Chargé.e des Sous-Subventions et Partenariats (CSSP) est chargé de gérer et d’assurer l’efficacité et la performance des opérations de sous-subventions des partenaires de CARE dans le cadre de RANO MAHARITRA. Cela inclut la mise en œuvre du système de suivi des sous-subventions attribuées par CARE, ainsi que le développement et le maintien des outils et modèles correspondants.
Le CSSP est le point focal pour la gestion financière des partenaires de CARE, supervisant les flux de trésorerie, les liquidations d’avance, la qualité de la documentation des partenaires et le rapportage financier. En outre, le titulaire soutient notre partenariat avec les organisations nationales en réalisant une diligence raisonnable et en gérant les risques de manière adéquate.
Sous la supervision du Directeur Administration et Finance et en collaboration avec l’équipe du PMU de RANO MAHARITRA ainsi que l’équipe de CARE Madagascar chargée des subventions et des contrats, le.la CSSP assure la conformité opérationnelle de la politique de CARE en matière de sous-accords et des procédures connexes. Il/elle veille à ce que les responsabilités financières de CARE Madagascar envers l’USAID soient respectées en temps opportun et avec qualité.
Le.la CSSP fournit un soutien direct, proactif et pratique à la gestion du budget, en fournissant des informations budgétaires analysées aux responsables interrégionaux/régionaux, aux gestionnaires de budget et aux partenaires. Il /elle met en œuvre des systèmes/outils de suivi des partenaires, renforce leurs capacités et résout les problèmes pour garantir le bon démarrage, fonctionnement et clôture des sous-accords.
Basé à Antananarivo, le CSSP effectue des déplacements vers les sites des partenaires et d’autres bureaux de terrain. Il/elle est membre du comité de gestion et de prise de décision (CGD), respecte les normes éthiques les plus strictes en matière de gestion des adjudications, et soutient le partage des meilleures pratiques et des outils.
III. Responsabilités et tâches
Responsabilité 1 : Gestion des subventions et des contrats – Assurance Conformité
- Garantir et coordonner le processus d’évaluation des partenaires avec transparence, y compris la diligence raisonnable et l’évaluation des capacités des partenaires avant l’engagement dans la programmation conjointe ;
- Contribuer à l’élaboration d’un plan annuel de renforcement de capacité des partenaires résultant du processus d’évaluation des partenaires et sa mise en œuvre ;
- Contribuer à l’élaboration d’un plan annuel de monitoring et sa mise en œuvre pour s’assurer de la conformité des activités des partenaires ;
- Orienter les partenaires sur les procédures de vérification de conformité des tiers ;
- Contribuer à l’élaboration de budgets de qualité pour les partenaires/sous-subventions Collecter les informations financières nécessaires à l’élaboration du budget ;
- Préparer et mettre à jour les contrats de subventions et sous-subventions ;
- Co-animer des sessions de démarrage de projets (budgets, subventions secondaires, systèmes de gestion et de suivi des performances) ;
- Fournir un soutien pratique à la gestion du budget en fournissant des informations budgétaires analysées mensuellement ;
- Maîtriser et assurer la conformité avec les règles de CARE et de l’USAID et les partager avec les équipes du PMU et les partenaires. Assurer le respect des procédures sur le terrain et proposer des améliorations. Participer au développement d’outils de gestion des partenaires ;
- Suivre les sous-bénéficiaires et les revues financières, assurer le suivi des justifications d’avances ;
- Proposer des amendements budgétaires en collaboration avec le CCOP, DCOP et PMU ;
- Appuyer la conduite de suivi et d’audit interne ou externe des subventions de partenaires. Participer au mécanisme de suivi des recommandations d’audits ;
- Archiver en sécurité toutes les informations sur les subventions et les contrats.
Responsabilité 2 : Suivis Budgétaires et Rapports Financiers
- Tenir à jour le calendrier de rapportage financier du projet et produire les rapports financiers dans les délais impartis ;
- Établir les rapports budget/réel mensuels et les partager avec la direction du projet ;
- Passe en revue les rapports financiers des partenaires pour en vérifier l’exactitude. Rapporter mensuellement sur l’état de validation des pièces comptables des partenaires ;
- Suivre et mettre à jour les plans d’engagement et de dépenses dans les rapports budget/réel ;
- Vérifier les imputations budgétaires et discuter avec la direction du projet ;
- Aider les partenaires à mettre en place leur système financier pour la subvention secondaire ;
- Assurer le suivi de la trésorerie des partenaires : déblocage de fonds, prévision de trésorerie, comptabilisation au niveau de CARE ;
- Effectuer une réconciliation périodique de la situation financière du partenaire avec les données comptabilisées ;
- Appuyer la direction du projet sur toutes les questions financières ;
- Effectuer des visites régulières aux bureaux régionaux ;
- Archiver tous les rapports financiers et documents financiers.
Responsabilité 3 : Coordination interne et externe
- Diriger la revue des propositions de partenaires potentiels ;
- Assurer le lien entre les propositions de sous-attributions et les objectifs des subventions principales ;
- Assister l’équipe du PMU dans la revue et la négociation des sous-subventions ;
- Veiller au respect des processus de diligence raisonnable et des évaluations requises par CARE ;
- Préparer les accords de sous-subvention avec les partenaires ;
- Assurer la complémentarité et la coordination des interventions du projet avec celles des autres projets dans les zones d’intervention, surtout ceux financés par l’USAID ;
- Assurer le suivi et la soumission dans les délais des rapports des partenaires. Superviser la revue et l’approbation de la certification des dépenses des s partenaires par l’équipe du programme ;
- Représenter le projet dans les événements liés à son domaine d’expertise ;
- Aider aux procédures de clôture des sous-subventions et assurer la documentation de la certification finale de clôture avec les sous-subventions.
Responsabilité 4 : Renforcement de capacités des partenaires
- Appuyer la conduite d’audits organisationnels conjoints avec les partenaires et préparer des plans annuels de renforcement de capacités conjoint, en concertation avec le.la Chargé.e du Renforcement de Capacité ;
- En concertation avec le.la Chargé.e du Renforcement de Capacite, développer du matériel de formation sur les besoins identifiés ;
- Renforcer les capacités financières du personnel des partenaires ;
- Organiser des ateliers (démarrage, et suivi périodique) concernant la gestion des accords de sous-subvention ;
- Organiser des réunions périodiques avec le PMU, les spécialistes sectoriels, les chefs d’équipe et d’autres membres du personnel concernés pour discuter de l’état des sous-subventions, des questions pertinentes, des besoins en matière de renforcement des capacités et des plans d’action correctifs ;
- Promouvoir les pratiques de qualité et de responsabilité parmi les partenaires.
IV. Expériences et qualification
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+4) en Administration, Gestion ou domaines connexes
- Au moins 3 ans d’expériences confirmées dans la gestion des partenaires de mise en œuvre et/ou la gestion financière et comptable d’un projet de développement humanitaire
- Disposant d’une bonne connaissance des principes de partenariat
- Apte à travailler en équipe tout en restant autonome
- Capable de fournir des résultats fiables et sures
- Capable de travailler efficacement avec des équipes multidisciplinaires
- Fort à proposer des idées innovatrices
- Disponible à faire des missions en brousse, et dans des zones reculées
- Maîtrise de la langue française écrit, parlé, lire
- Bonne connaissance de l’anglais est un atout
- Avoir une expérience dans la gestion des contrats de sous subvention dans un projet similaire
- Être familier avec les règles et les règlements de l’USAID
- Compétences en communication efficace et en écoute active
Compétences clés de CARE
- Respect – Adopter un comportement qui reflète une réelle conviction de la dignité et du potentiel de tous les êtres humains et l’appréciation de leur dignité. Gagner la confiance des autres et créer un climat de confiance et d’ouverture.
- Intégrité – Maintien des normes sociales, éthiques et organisationnelles ; adhérant fermement aux codes de conduite et aux principes éthiques inhérents à CARE.
- Engagement au service – cette compétence s’applique à tous les aspects du rendement de l’employé.
- Excellence – Établir des standards élevés de performance pour soi-même et pour les autres ; assumer la responsabilité et la responsabilité de mener à bien des tâches ou des travaux ; des normes d’excellence auto-imposantes plutôt que d’imposer des normes ; s’assurer que les interactions et les transactions sont éthiques et traduisent une intégrité.
- Diversité – Promouvoir, valoriser, respecter et exploiter pleinement les qualités, l’appartenance, la race, la culture, l’âge, le sexe, le handicap, les valeurs, le style de vie, les perspectives ou les intérêts de chaque individu ; créer et maintenir un environnement de travail qui favorise la diversité.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
V. Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature qui comprend une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé à l’adresse [email protected], au plus tard le 31 mars 2024.
La présélection se fera au fur et à mesure de la réception des candidatures. CARE se réserve le droit de clôturer la soumission lorsque la sélections sera faite.
Veuillez indiquer dans l’objet de votre mail la référence suivante RM_02403_PMU_CSSP.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »