Titre : Un.e Program Support Coordinator
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
Lieu : Majunga / Région Boeny
Date de clôture de réception de candidature : vendredi 18 juin 2021 à 12h
I. Résumé du poste
Sous la responsabilité du Responsable Régional, le.la Program Support Coordinator est chargé.e de veiller à l’application des procédures comptables, financières et bonne gestion administrative de la région. Il.elle doit élaborer et mettre en place des tableaux de bord et ensuite conseiller le Responsable Régional et tous les chefs de projet. Suivant le lien fonctionnel, il.elle doit rapporter à l’équipe du BC dans les aspects opérationnels de la région.
II. Responsabilités
- Gestion financière et comptable du bureau régional et rapportages périodiques
- Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de l’Organisation au niveau du Bureau Régional ;
- Veiller à la réception et à la qualité de toutes les pièces provenant du personnel des Projets de la région ;
- Assurer la comptabilisation des dépenses du bureau régional dans le système comptable ;
- Tenir à jour et de manière régulière tous les documents financiers (journaux et livres comptables) ;
- Assurer le classement (électronique et physique) des pièces comptables ;
- Produire les rapports de suivi financier mensuels ;
- Préparer les rapports financiers et les soumettre à la comptabilité ;
- Appuyer l’équipe BC pendant les audits internes et externes et assurer la mise en œuvre des recommandations reçues au niveau du Bureau Régional ;
- Effectuer les demandes de réapprovisionnement des fonds du Projet suivant les modèles internes ;
- Suivre les soldes des comptes bancaires au niveau Régional et des opérations réalisées par les banques sur ces comptes ;
- Effectuer toutes les opérations d’approvisionnement ou de prestations de services conformément aux procédures y compris la vérification des factures reçues ;
- Gestion du processus d’achat de biens et de services
- Veiller au respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur ;
- Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus ;
- Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau régional ;
- Assurer les inventaires au niveau régional en collaboration avec le.la Logistic Officer
- Gestion du patrimoine
- Assurer la gestion des biens et équipements du bureau régional : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
- Faire signer une fiche de détention pour les attributions ou d’une autorisation de sortie de matériel ;
- Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus
- Gestion du parc roulant
- En donnant instructions au.à la Logistic Officer, s’assurer que les chauffeurs ont les outils à disposition (logbook, instructions, matériel sécu (kit de première nécessité…)) ;
- Valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks.
- Gestion RH
- Assurer le traitement des salaires du personnel de sa région ;
- Assurer le lead de la base de données RH du projet au niveau régional ;
- Assurer le suivi des contrats du personnel et appuyer l’équipe RH dans l’établissement des PAF et des contrats du personnel régional ;
- Assurer la gestion de l’évaluation de performance de l’équipe sous sa responsabilité ;
- Être l’interlocuteur au niveau de la compagnie d’assurance santé ;
- Assurer la production et la gestion dss documents administratifs du personnel régional incluant le suivi des congés et des fiches de présence de l’équipe régionale ;
- Appuyer l’équipe RH au BC dans la gestion des conflits et des mesures disciplinaires
- Supervision des Ressources Humaines du projet
- Superviser tous les Officers de l’équipe PS ;
- Assurer la santé et la sécurité au travail de l’équipe régionale
- Représentation
- Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe régionale ;
- Représenter le projet dans les événements liés à son expertise et avec approbation du Responsable Régional
- Assurer la complémentarité et la coordination des interventions des projets dans les zones d’intervention,
III. Qualifications et compétences requises pour le poste
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+4) en Administration, Gestion ou domaines connexes
- Une expérience d’au moins trois (03) ans en Finance, Administration, Achat, Logistique
- Forte capacité de planification, d’analyse et de négociation
- Sens de la confidentialité et de la rigueur très pointus
- Capacité de leadership
- Intégrité inébranlable, méthodique et organisé
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail en équipe
- Maîtrise de l’informatique : Microsoft Office : Word – Excel – Powerpoint – Outlook, Logiciel de gestion de base de données
- Bonne capacité de communication écrite et orale
- Bonne maîtrise du français
- Bonne connaissance de l’anglais
IV. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, copie des diplômes) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le vendredi 18 juin 2021 à 12h. – en mentionnant l’intitulé du poste demandé en objet.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »