Titre : Un.e Procurement Assistant
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
Lieu : Bureau Central Antananarivo
Date de clôture de réception de candidature : 01/09/2021
I. Résumé du poste :
Le/La Procurement Assistant.e se chargera de la gestion des contrats cadres et assurera l’évaluation et la mise à jour systématique des listes fournisseurs / prestataires.
II. Fonctions générales :
- Développer et maintenir une liste de fournisseurs pour le bureau central
- Gestion et mises à jour des contrats cadres avec les fournisseurs
- Evaluation systématique des fournisseurs
- Création et vérification des vendors : maintenir et mettre à jour les fichiers des fournisseurs / prestataires individuels
III. Fonctions spécifiques
R1 : Création et vérification des vendors et bridger
Temps affecté : 10%
- Réception des demandes de création de vendor pour les projets
- Création automatique et à temps des vendors dans Hetra online pour le compte du bureau central
- Suivi du remplissage des questionnaires par les fournisseurs avec tous les documents requis joints et vérifications Bridger
- Partage des rapports vendors / bridgers aux demandeurs
- Archivage des dossiers fournisseurs / prestataires
R2 : Développer et maintenir une liste de fournisseurs / prestataires pour le bureau central
Temps affecté : 15%
- Préparation des dossiers d’appels d’offres et des avis d’appels à manifestations d’intérêts
- Réception et analyses des offres
- Vérification physiques et des références des fournisseurs / prestataires (avec descente sur terrain si nécessaire)
- Conduite des entretiens avec les fournisseurs / prestataires
- Conduite de la séance du comité d’achat
- Tenue à jour la base de données des fournisseurs
R3 : Gestion des contrats cadres
Temps affecté : 20%
- Analyse des besoins récurrents (hôtellerie – voyage – workshop – billetterie – pause-café – service de location)
- Préparation des dossiers d’appels d’offres et des avis d’appels d’offre
- Réception et analyse des offres et des offres via le comité d’achat
- Vérification physique de l’existence des fournisseurs et des références des fournisseurs / prestataires (avec descente sur terrain si nécessaire)
- Préparation des contrats cadres
- Gestion des contrats cadres
R4 : Mise à jour systématique du cahier de charge / catalogue de prix
Temps affecté : 15%
- Création d’un cahier de charge des articles suivant les commandes passées
- Mise à jour systématique du fichier
R5 : Evaluation systématique des fournisseurs / prestataires
Temps affecté : 20%
- Création d’un fichier d’évaluation des fournisseurs
- Demande de feedback auprès des demandeurs d’achat par rapport aux achats / services
- Mise à jour systématique du fichier
R6 : Partage des fichiers de suivis des contrats cadres / bases de données / évaluation des fournisseurs / catalogue de prix / cahier de charge
Temps affecté : 10%
- Bases de données des fournisseurs
- Evaluation des fournisseurs
- Contrat cadres en cours
- Cahier de Charge
- Catalogue de prix
R6: Autres
Temps affecté : 10%
- Appuyer l’équipe du département achat et logistique dans l’accomplissement de leurs tâches
IV. Profil et qualifications
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+2) en Gestion, en Commerce, administration
- Au moins deux ans d’expériences en achat / commerce / commerciales / bases de données (stage non compris), Expérience en ONG idéales
- Langues : Français (lu, écrit et parlé couramment) / Anglais (lu, écrit et parlé moyen) / Malagasy (langue maternelle)
- Informatique : Bureautique –
- Familiarité avec les règles et réglementations des donateurs (UE, USAID, ECHO, AFD, etc.).
Compétences requises
- Intègre
- Excellentes capacités de négociation et communication écrite et orale
- Forte capacité d’analyse et de proposition
- Excellente capacité organisationnelle
- Flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail
- Capacité d’exercer un jugement indépendant
- Sens de la confidentialité
- Prise de décisions transparentes ;
V. Candidature:
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, copie des diplômes) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le mercredi 01er septembre 2021 – en mentionnant l’intitulé du poste demandé.
En raison d’un grand nombre de candidatures, seules les candidatures présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants