Titre : Un.e Procurement Officer
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
Lieu : Majunga / Région Boeny
Date de clôture de réception de candidature : lundi 20 septembre 2021
I. Résumé du poste
Sous la supervision directe du.de la Chargé.e Administratif.ve et Financier.ère, il.elle est chargé.e de procéder aux acquisitions de biens et services (aussi bien sur le marché local que sur le marché extérieur) dont les projets auront besoin pour la bonne réalisation de leurs activités. Il.elle assurera le bon déroulement des achats depuis la réception des demandes d’achat jusqu’à la livraison des marchandises.
II. Fonctions générales
Le.la Procurement Officer procède à l’acquisition des biens demandés suivant les politiques et procédures de gestion de la chaine d’approvisionnement en biens et services.
III. Tâches
R1 – Garantie de la conformité du traitement des demandes d’achat
- Vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des demandes d’achat reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité ;
- Etablir et envoyer les demandes de cotation auprès des divers fournisseurs ;
- Etablir ou vérifier les tableaux d’analyse des offres reçues tout en soutenant ses suggestions quant aux choix à faire ;
- Etablir les bons de commande et les envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE ;
- Vérifier avec les Responsables (magasinier.ère et personnes ressources) la conformité des biens achetés ;
- Relancer les fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture ;
- Négocier avec les fournisseurs dans la limite de l’autorité accordée ;
- Communiquer avec les fournisseurs et les fabricants si nécessaire.
R2 – Vérification de la conformité des documents pour paiement avant transmission au Département Finance
- Recevoir les factures des fournisseurs ;
- Matcher les dossiers d’achat par rapport aux factures reçues (vérification des pièces pour paiement : factures, bon de commande, GRN, note pour le dossier si nécessaire) ;
- Scanner les dossiers pour paiement et archiver électroniquement par Projet ;
- Transmettre les dossiers auprès du Département Finance pour paiement ;
- Matcher les factures et le rapport mensuel de carburant des véhicules et transmettre au Département Finance pour paiement de la facture du fournisseur.
R3 – Reporting et coordination
- Enregistrer dans le logiciel Appro les demandes d’approvisionnement reçues ;
- Saisir dans le logiciel Appro l’évolution de traitement des DA ;
- Compiler les DA traitées et non traitées ;
- Editer le rapport sur les achats au bénéfice des demandeurs (programme du projet) ;
- Participer activement aux biweekly meeting ;
- Analyser les points de blocage et proposition des solutions.
R4 – Autres
- Appuyer l’équipe de logistique dans l’accomplissement de leurs tâches.
IV. Qualifications et compétences requises pour le poste
- Titulaire d’un diplôme universitaire de niveau BACC + 4 en Gestion, Commerce ou équivalent
- Expériences techniques de cinq (05) ans en approvisionnement ou passation de marchés
- Connaissance des procédures de passation de marché et des fonctionnements de ONG internationales
- Solide capacité d’analyse et de résolution de problème
- Sens de l’organisation et de la rigueur, fermeté, et respect des délais ;
- Sens de l’engagement et intégrité
- Capacité de gérer des tâches multiples
- Maitrise des outils standards Microsoft Office et applications web requis
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail d’équipe
- Bonne capacité de communication en français à l’écrit et à l’oral
V. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, copie des diplômes) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le lundi 20 septembre 2021. – en mentionnant l’intitulé du poste demandé en objet.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants