Titre : Un.e Senior Program Support Officer

Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable

Lieu : Vatomandry

Date de clôture de réception de candidature : lundi 28 juin 2021 à 12h

I.          RESUME DU POSTE

Sous la responsabilité du.de la Chef.fe de Projet, le.la Senior Program Support Officer est chargé.e de veiller à l’application des procédures comptables, financières et à la bonne gestion administrative de la région. Il.elle doit élaborer et mettre en place des tableaux de bord et ensuite conseiller le.la Chef.fe de Projet. Suivant le lien fonctionnel, il.elle doit rapporter à l’équipe du BC dans les aspects opérationnels de la région.

 

II.       RESPONSABILITES

1. Gestion financière et comptable du bureau régional et rapportages périodiques

• Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de la mission au niveau du Bureau Régional
• Veiller à la réception et à la qualité de toutes les pièces provenant des autres membres du Projet
• Assurer la comptabilisation des dépenses du bureau régional dans le système comptable
• Tenir à jour et de manière régulière tous les documents financiers (journaux et livres comptables)
• Assurer le classement des pièces comptables
• Produire les rapports de suivi financier mensuels pour l’ONG de rattachement
• Préparer les rapports financiers et les soumettre au DAF de l’ONG de rattachement
• Contribuer avec le DAF pendant les audits externes et assurer la mise en œuvre des recommandations reçues au niveau du Bureau Régional
• Effectuer les demandes de réapprovisionnement des fonds du Projet suivant les modèles internes
• Suivre les soldes des comptes bancaires au niveau Régional et des opérations réalisées par les banques sur ces comptes
• Effectuer toutes les opérations d’approvisionnement ou de prestations de services conformément aux procédures y compris la vérification des factures reçues

2. Appuyer l’équipe régionale dans le processus d’achat de biens et de services

• Assurer le respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur
• Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus
• Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau régional
• Assurer les inventaires au niveau régional

3. Le patrimoine

• Assurer la gestion des biens et équipements : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
• Faire signer une fiche de détention pour les attributions ou d’une autorisation de sortie de matériel
• Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus

4. Management des véhicules

• S’assurer que les chauffeurs ont les outils à disposition (logbook, instructions, matériel sécu (kit de première nécessité…))
• Valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks.

5. Spécifique aux partenaires

• Maintenir une relation de travail cordiale et de confiance avec les partenaires du projet
• S’assurer que les règles d’implémentation du projet (bailleur, organisation d’appartenance, légales) soient comprises et suivies par les partenaires et effectuant des visites fréquentes
• Consolider l’ensemble des données logistiques des partenaires pour le projet en conformité avec les besoins du bailleur
• S’assurer que le staff de l’ONG partenaire de mise en œuvre du projet, ait les outils de travail et le support logistique appropriés à leur fonction

6. Représentation

• Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe régionale
• Représenter le projet dans les événements liés à son expertise
• Assurer la complémentarité et la coordination des interventions avec ceux des autres projets dans les zones d’intervention

7. Supervision des Ressources Humaines du projet

• Assurer le lead de la base de données RH du projet au niveau régional,
• Assurer la production et partage de la gestion administrative du personnel régional incluant le suivi des absences et des fiches de présence de l’équipe régionale
• Assurer la santé et la sécurité au travail de l’équipe régionale
• Assurer l’évaluation de performance de l’équipe sous sa responsabilité

 

III.     COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

• Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+4) en Administration, Gestion ou domaines connexes
• Une expérience d’au moins trois (03) ans en matière d’achat et logistiques
• Forte capacité de planification, d’analyse et de négociation
• Sens de la confidentialité et de la rigueur très pointus
• Intégrité inébranlable, méthodique et organisé
• Bonne relation interpersonnelle et sens du travail en équipe
• Maîtrise de l’informatique : Microsoft Office : Word – Excel – Powerpoint – Outlook, Logiciel de gestion de base de données
• Bonne capacité de communication écrite et orale
• Bonne maîtrise du français
• Bonne connaissance de l’anglais

Basé à Vatomandry avec des déplacements auprès des zones d’intervention de CARE Madagascar.

IV.      CANDIDATURE

Les dossiers de candidature (lettre de motivation prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, copie des diplômes) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le mercredi 28 juin 2021 à 12h. – en mentionnant l’intitulé du poste demandé.

« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »