Titre : LOGISTIC & ADMINISTRATION OFFICER
Référence : LAO_MNJ_202310
Lieu d’affectation : Mananjary, recrutement local
Type de contrat : CDD 06 mois
Date de clôture de réception de candidature : 03 novembre 2023
Prise de poste : décembre 2023
I. Résumé
La/le Logistic & Administration Officer est responsable de la gestion administrative des activités opérationnelles au niveau du bureau régional de Vatovavy tout en veillant au respect des règles et procédures internes de CARE International. Elle.Il assure la gestion efficace des ressources matérielles et humaines de CARE au niveau du bureau régional. Elle.Il est impliqué.e dans les procédures de passation de marché et la gestion des approvisionnements en collaborant étroitement avec le département logistique et achat au niveau du bureau central. Les responsabilités professionnelles sont très vastes et peuvent inclure tout ce qui est nécessaire pour mettre en place et maintenir les opérations et impliquent souvent un travail avec d’autres organismes pour atteindre cet objectif.
II. Fonctions générales
Elle/Il a 03 fonctions principales :
- Gestion et mise en œuvre de tous les aspects liés à la logistique du projet
- Gestion administrative des activités opérationnelles et du personnel
- Supervision du personnel d’appui et des agents de sécurité
III. Activités et tâches principales
R1 : Gestion et mise en œuvre de tous les aspects liés à la logistique du projet urgence
- Identifier les besoins, l’établissement et le maintien de toutes les infrastructures logistiques pour l’administration et les opérations
- Identifier et analyser les besoins en matière d’approvisionnement et de transport, y compris ceux des organismes partenaires et des homologues hôtes, le cas échéant.
- Gérer le parc roulant, y compris élaborer des plans de véhicules pour les besoins en carburant et d’entretien et l’établissement des coûts.
- Assumer la responsabilité du mouvement de toutes les marchandises et de l’équipement, y compris les biens non alimentaires et alimentaires
- Coordonner avec le.la Procurement Officer, le.la Senior Finance & Operation Officer, le Chef de projet et l’équipe distributions pour assurer une livraison efficace et en temps opportun des produits d’assistance.
- Superviser tous les aspects liés à la logistique (de l’entreposage à la livraison de tous les intrants)
- Gérer stock :
- Recevoir et vérifier la quantité et la qualité les livraisons par rapport à la demande en s’assurant la conformité des documents y afférents
- Enregistrer le flux de stock dans la version électronique
- Effectuer des inventaires physiques périodique afin de vérifier l’exactitude des données
- Assurer la conformité des lieux de stockage selon les normes de l’organisation
- Vérifier et consigner dans un cahier de suivi la consommation du groupe
- Assurer le suivi de l’état du groupe et signaler le responsable si anomalie
- Organiser, coordonner et gérer les courses adressées aux services généraux
- Assurer la conformité et le renouvellement des documents administratifs de chaque véhicule motorisé composant le parc roulant de CARE.
R2 : Gestion administrative des activités opérationnelles et du personnel
- Seconder le.la Senior Finance & Operations Officer et le.la Chef.fe de projet dans les aspects logistiques et administratifs
- Travailler en étroite collaboration avec le.la Senior Finance & Operation Officer pour assurer la sécurité de l’infrastructure logistique, y compris la sélection, la formation des magasiniers et des agents de sécurité et la délégation des responsabilités en matière de verrouillage et de libération des matériaux
- Travailler en étroite collaboration avec le département RH dans le recrutement et la formation de l’équipe de sa région
- Contribuer dans l’analyse des besoins d’achats le cas échéant
- Appuyer l’équipe programme dans l’organisation des ateliers, formations, etc. (
- Coordonner les missions des staffs : réservation des hôtels, établissement des lettres de prise en charge, récupération des factures d’hébergement, classement des OM, etc
- Assurer le classement et l’archivage des différents documents du projet au niveau régional
- Coordonner les tâches quotidiennes de l’équipe administrative sous sa supervision
- Gérer les fournitures de bureau : approvisionnement, maintenance des fiches de stocks, inventaire, etc
R3 : Supervision du personnel sous sa responsabilité
- Assurer la supervision du personne sous sa supervision (magasinier, egent de nettoyage, agent de scurité, chauffeurs, etc.)
- Assurer la formation de l’équipe en matière de logistique et de sécurité
- Produire des évaluations de rendement pour le personnel de la logistique, au besoin
R4 : Le Reporting, coordination et autres
- Enregistrer dans le logiciel du département les logbooks mensuels des véhicules
- Etablir les rapports d’utilisation des véhicules et de leurs consommations
- Etablir un tableau de suivi mensuel des contrats de location de bâtiments à usage de bureau, de magasin et de résidence
- Etablir le tableau de suivi des charges relatives à la logistique (communication, charges locatives et assimilés etc.)
- Analyser les points de blocages et proposer des solutions
- Travailler avec l’Assistant comptable pour le scan des pièces comptables du bureau
- Dans le respect des procédures assurer l’archivage de ces pièces
- En coordination avec le Procurement Officer, assurer la complétude des pièces administratives et financières selon la demande du Senior Finance & Operation Officer
- Garantir sans réserve le respect et l’application des valeurs de CARE dans la mise en œuvre de sa mission
Exécuter au besoin toute autre tâche confiée par son superviseur et relevant de ses compétences
IV. Profil requis :
- Titulaire d’un diplôme universitaire Bac + 03 minimum en Administration ou Gestion
- Sens développé de l’organisation, des relations et contacts humains
- Grand sens de la confidentialité et de la rigueur
- Proactif, dynamique et honnête
- Parfaite maîtrise du français
- Bonne maîtrise de l’outil informatique (pack Microsoft office)
- Sens du travail en équipe, capacité à coordonner diverses activités
- Sens de la confidentialité, leadership personnel, dynamisme et efficacité
- Orienté sur les résultats et engagement pour l’excellence
- Capacité à travailler avec un minimum de supervision et sous pression
V. Conditions de travail
Recrutement local pour un poste basé à Mananjary avec approximativement 25% de visite de terrain. Des contacts et relations étroites avec les Institutions et Organisations du même secteur que le projet sont requis.
VI. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e‐mail à l’adresse [email protected] avec la référence LAO_MNJ_202310, au plus tard le vendredi 03 novembre 2023.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »