APPEL A CANDIDATURE
Titre : PROCUREMENT ASSISTANT
Référence : PA_BC_092023
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
Lieu : Antananarivo
Date de clôture de réception de candidature : 17/09/2023
I. Résumé du poste
Le.La Procurement Assistant, comme son titre l’indique, est appelé.e de manière générale à apporter un appui substantiel dans la gestion efficace des acquisitions de biens et services (aussi bien sur le marché local que sur le marché extérieur) dont les projets ont besoin pour la bonne réalisation de leurs activités. Ainsi, il.elle assurera le bon déroulement des achats depuis la réception des demandes d’achat jusqu’à la livraison des marchandises.
II. Fonctions générales
- Procéder à l’acquisition des biens demandés suivant les politiques et les procédures de gestion de la chaine d’approvisionnement en biens et services
- Préparer les checklists, la transmission des demandes de paiement auprès de la comptabilité
- Assurer l’archivage des dossiers d’achat
- Mettre à jour le catalogue des prix
III. Fonctions spécifiques
R1 : Traitement des demandes d’achat
- Vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des demandes d’achats reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- Traiter les achats récurrents et non complexes
- Etablir et envoyer les demandes de devis auprès des divers fournisseurs
- Etablir les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire) tout en apportant ses suggestions quant aux choix à faire
- Assurer la qualité et la fourniture en temps opportun de bien et de service
- Préparer les bons de commande pour approbation, incluant les contrats et envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE
- Vérifier avec les responsables (magasinier, mécanicien, informaticien, etc.) la conformité des biens et des services achetés
- Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et de la législation locale
- Relancer auprès des fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture
- Traiter les achats par petite caisse
R2 : Mise à jour du catalogue des biens et services
- Créer un catalogue de référencement des articles suivant les commandes passées avec montant et photo des articles et en assurer la mise à jour systématique
- Assurer la diffusion mensuelle aux utilisateurs / demandeurs d’achat
R3 : Reconstitution des dossiers d’achat pour le service comptabilité et préparation des checklists pour vérification
- Recevoir les factures des fournisseurs et relancer si besoin
- Assurer la conformité des dossiers pour paiement par rapport aux factures reçues [vérifications des pièces pour paiement (Factures, Bon de Commande, Note, GRN…)]
- Assurer la checklist suivant la procédure d’achat avant transmission de ceux-ci auprès de la chargée des achats.
- Transmettre les dossiers auprès de la finance pour paiement (logbook)
R4 : Archivage des dossiers
- Scanner les dossiers pour paiement et archiver électroniquement par Project Id / Fund Code
- Assurer le suivi et la transmission des dossiers à la finance
R5 : Autres
- Appuyer l’équipe du département dans l’accomplissement de leurs tâches
- Préparer les certificats de bonne fin d’exécution
- Assurer la signature et l’archivage des dossiers des fournisseurs vendors set-up
- Traiter et suivre les relances de paiements
- Exécuter toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées et relevant de ses compétences
IV. Profil et qualifications
- Titulaire d’un Diplôme d’Etudes Supérieures (Bac+2) en Gestion, commerce, logistiques ou domaines similaires
- Deux ans d’expériences en matière d’achat (stage y compris)
- Maitrise du Français (à l’oral et à l’écrit) et bonne connaissance de l’Anglais
- Maitrise de l’outil informatique : Office
Compétences et qualités requises
- Esprit de méthode et d’organisation
- Intégrité
- Capacité à travailler avec une équipe multidisciplinaire ;
- Compétence en planification et organisation ;
- Sens de la responsabilité et de la rigueur
- Capacité en communication et en relation interpersonnelle
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Sens de la confidentialité
- Autonomie
V. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e‐mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 17 septembre 2023 – en mentionnant la référence « PA_BC_202309 ».
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »