APPEL A CANDIDATURE
Titre : PROCUREMENT & LOGISTIC ASSISTANT
Référence : PLA_BC_092023
Département : Support aux programmes
Lieu d’affectation : Antananarivo
Type de contrat : CDD 12 mois renouvelable
Date de clôture de réception de candidature : 17 septembre 2023
I. Résumé du poste
Le.La Procurement & Logistic Assistant, comme son titre l’indique, est appelé.e de manière générale à apporter un appui substantiel en vue de la réalisation des activités du département achat et logistique et son bon fonctionnement conformément aux procédures en vigueur, à travers une gestion efficace des achats et de la logistique.
A cet effet, il.elle contribuera activement (i) au processus d’acquisitions de biens (aussi bien sur le marché local que sur le marché extérieur) dont les projets ont besoin pour la bonne réalisation de leurs activités, (ii) à la gestion du parc automobile et à la gestion logistique au quotidien, (iii) et assurera l’archivage et le classement des documents du département.
II. Fonctions générales
- Procéder à l’acquisition des biens demandés suivant les politiques et les procédures de la gestion de la chaine d’approvisionnement en biens et services
- Préparer les checklists et la transmission des demandes de paiement auprès de la comptabilité
- Mettre à jour le catalogue des prix
- Assurer la gestion du parc automobile
- Assurer le suivi des dépenses mensuelles au niveau de la logistique
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers du département
III. Fonctions spécifiques
R1 : Traitement des demandes d’achat
- Vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des demandes d’achats reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- Traiter les achats récurrents et non complexes
- Etablir et envoyer les demandes de devis auprès des divers fournisseurs
- Etablir les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire) tout en apportant ses suggestions quant aux choix à faire
- Assurer la qualité et la fourniture en temps opportun des biens et des services
- Préparer les bons de commande pour approbation, incluant les contrats et envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE
- Vérifier avec les responsables (magasinier, mécanicien, informaticien, etc.) la conformité des biens et des services achetés
- Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et de la législation locale
- Relancer auprès des fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture
- Traiter les achats par petite caisse
R2 : Gestion du catalogue des biens et des services
- Créer un catalogue de référencement des articles suivant les commandes passées avec montant et photo des articles et en assurer la mise à jour systématique
- Assurer la diffusion mensuelle aux utilisateurs / demandeurs d’achat
R3 : Reconstitution des dossiers d’achat pour le service finances et préparation des checklists pour vérification
- Recevoir les factures des fournisseurs et relancer si besoin
- Assurer la conformité des dossiers pour paiement par rapport aux factures reçues [vérifications des pièces pour paiement (Factures, Bon de Commande, Note, GRN…)]
- Assurer la checklist suivant la procédure d’achat avant transmission de ceux-ci auprès de la chargée des achats
- Transmettre les dossiers auprès de la comptabilité pour paiement (logbook)
R4 : Gestion des mouvements des véhicules
- Planifier les déplacements : courses en ville, missions
- Mettre à jour mensuellement la base de données de consommations des véhicules avant l’envoi après du chargé de la logistique pour analyse et rapport
- Assurer le suivi des entretiens des véhicules en collaboration avec le chauffeur mécanicien
R5 : Suivi des dépenses mensuelles de la logistique
- Assurer le paiement des dépenses mensuelles logistiques : loyer, communication (mobiles, internet), Jirama, autres prestations
- Assurer le suivi et la transmission des dossiers à la comptabilité
- Mettre à jour mensuellement le tableau de suivi des charges relatives à la logistique avant envoi auprès du chargé de la logistique pour analyse et rapport
R6 : Archivage des dossiers
- Scanner les dossiers pour paiement et archiver électroniquement par Project Id / Fund Code
- Suivre et transmettre les dossiers à la comptabilité
- Assurer le classement (physique et électronique) des documents logistiques : contrats (bail, sécurité, assurance), documents administratifs des véhicules,
R7 : Autres
- Préparer les certificats de bonne fin d’exécution
- Assurer la signature et l’archivage des dossiers des fournisseurs vendors setup
- Assurer le traitement et le suivi des relances de paiements
- Assurer la gestion au quotidien du bureau : entretiens et propreté des locaux
- Exécuter toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées et relevant de ses compétences
IV. Profil et qualifications recherchés
- Titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac + 3 en Gestion, administration, logistique, ou autres domaines pertinents
- Deux ans d’expériences en matière d’achat et de la logistique
- Maitrise du Français (à l’écrit et à l’oral) / bonne connaissance de l’Anglais
- Maitrise du pack MS office
Compétences requises
- Méthodologie et sens de l’organisation, autonomie
- Intégrité
- Capacité à travailler avec une équipe multidisciplinaire
- Compétence en planification et organisation
- Sens de la confidentialité
- Sens de la responsabilité et de la rigueur
- Capacité en communication et relation interpersonnelle
- Capacité d’analyse et de synthèse
V. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e‐mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 17 septembre 2023 – en mentionnant la référence « PLA_BC_042023 ».
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »