Titre : Un.e Procurement Officer
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
Lieu : Bureau Central Antananarivo
Date de clôture de réception de candidature : 01/09/2021
1. Résumé du poste
Sous la supervision de la Senior Procurement Officer, le/la Procurement Officer est chargé.e de procéder aux acquisitions de biens et des services (aussi bien sur le marché local que sur le marché extérieur) dont les projets ont besoin pour la bonne réalisation de leurs activités.
Les principaux domaines de performance pour ce poste sont l’acquisitions à temps des biens et des services de qualités dans la norme, dans le timing et le respect des procédures dès la réception des demandes d’achat des biens et des services jusqu’à la livraison des marchandises.
2. Fonctions générales
- Pour tous les projets basés à Tana et au niveau des régions : acquisitions des biens et des services
- Reporting hebdomadaire des situations des achats
- Vérification et régularisation des dossiers d’achat avant transmission à la finance
- Autres : participation au bon déroulement du département Achat et logistique
3. Fonctions spécifiques
R1 : Achats de biens et services localement et à l’extérieur
Temps affecté : 70%
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- Réceptionner et vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des Demandes d’Achats et des Services (DA / DS) reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- En collaboration avec le/la Procurement Assistant.e, identifier les fournisseurs /prestataires potentiels
- Préparer les demandes de cotations à envoyer aux fournisseurs
- Analyser les devis et préparer le résumé des soumissions (SBA). Si nécessaire, assister aux comités d’achat
- Assurer la qualité et la fourniture en temps opportun de biens et de services
- Préparer des bons de commande pour approbation, incluant les contrats de consultance
- Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et de la législation locale
- Négocier avec les fournisseurs, dans les limites de l’autorité accordée
- Communiquer avec les fournisseurs et les fabricants, si nécessaire
- Assurer la préparation et la liquidation des demandes d’avance (si nécessaire)
- Assister à la réception des marchandises reçues pour s’assurer de leur qualité et quantité avec les responsables (magasinier, mécanicien, informaticien, etc.)
- Préparation des dossiers pour paiement et régularisation si nécessaire
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R2 : Reporting des situations des achats
Temps affecté : 20%
- Assurer l’exhaustivité et le remplissage journalier et systématique du Procurement Status Report suivant les étapes des achats :
R3 : KPI des délais de traitement des achats de biens et services
Temps affecté : 5%
- Analyser les délais de traitement des demandes d’achat de biens et de services
- Assurer la mise à jour et le partage du KPI
R4 : Autres
Temps affecté : 5%
- Appuyer l’équipe du département achat et logistique dans l’accomplissement de leurs tâches
- Seconder le/la Senior Procurement Officer
4. Profil recherché
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+3) en Gestion, en Commerce, administration
- Au moins deux ans d’expériences en achat et passation de marchés (stage non compris) ou domaines connexes
- Expérience en ONG souhaitée
- Langues : Français (lu, écrit et parlé couramment) / Anglais (lu, écrit et parlé moyen) / Malagasy (langue maternelle)
- Informatique : Bonne connaissance en Office, en particulier Access et Excel
- Familiarité avec les règles et réglementations des donateurs (UE, USAID, ECHO, AFD, etc.).
Compétences requises
- Excellentes capacités de négociation et communication écrite et orale
- Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs
- Excellente capacité organisationnelle
- Flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail
- Excellente capacité de travailler sous pression et respect des délais
- Capacité d’exercer un jugement indépendant
- Sens de la confidentialité
5. Candidature:
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, copie des diplômes) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le mercredi 01er septembre 2021 – en mentionnant l’intitulé du poste demandé.
En raison d’un grand nombre de candidatures, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »