Titre : PROCUREMENT OFFICER
Référence : PO_BC_202407
Lieu d’affectation : Antananarivo
Type de contrat : CDD un an renouvelable
Date de clôture de réception de candidature : 28 juillet 2024
I. Résumé du poste
Sous la supervision du.de la Chargé.e des Approvsionnements, le.La Procurement Officer est chargé.e de procéder aux acquisitions des biens et des services (aussi bien sur le marché local que sur le marché extérieur) dont les projets ont besoin pour la bonne réalisation de leurs activités. Ainsi, il.elle assurera le bon déroulement des achats dès la réception des demandes d’achat jusqu’à la livraison des marchandises ou des services.
Il.Elle assure également la recherche et l’évaluation des fournisseurs, et la création de leurs comptes dans le logiciel PeopleSoft.
II. Fonctions générales
- Procéder à l’acquisition des biens et services demandés suivant les politiques et procédures en vigueur
- Créer et mettre à jour les comptes des fournisseurs et des prestataires de service dans PeopleSoft
- Assurer le sourcing et l’évaluation des services des fournisseurs
- Analyser les points de blocages et proposer des solutions
- Participer au bon déroulement et à la fluidité du département
III. Fonctions spécifiques
R1. Acquisition des biens et services suivant les règles, les politiques et les procédures de CARE et des bailleurs
- Vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des demandes d’achats reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- Traiter les achats complexes et non récurrents
- Etablir et envoyer les demandes de devis auprès des divers fournisseurs
- Etablir les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire) tout en apportant ses suggestions quant aux choix à faire
- Assurer la qualité et la fourniture en temps opportun des biens et des services
- Préparer les bons de commande pour approbation, incluant les contrats et envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE
- Vérifier avec les responsables (magasinier, mécanicien, informaticien, etc.) la conformité des biens et des services achetés
- Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et de la législation locale
- Relancer auprès des fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture
- Membre comité d’achat
R2. Reporting des situations des achats
- Assurer l’exhaustivité et le remplissage journalier et systématique du procurement status report suivant les étapes du processus d’achat pour vérification.
R3. Reconstitution des dossiers d’achat pour le service comptabilité et préparation des checklists pour vérification
- Recevoir les factures des fournisseurs (logbook)
- Matcher les dossiers d’achat par rapport aux factures reçues [vérifications des pièces pour paiement (Factures, Bon de Commande, Note, GRN…)]
- Assurer la checklist suivant la procédure d’achat avant transmission de ceux-ci auprès de la chargée des achats.
R4. Création et mise à jour des vendors dans PeopleSoft
- Réceptionner les demandes de création des vendors
- Collecter les dossiers des fournisseurs (carte statistique, carte fiscale, questionnaire, relevé d’identification bancaire…)
- Vérification de l’existence légale des vendors dans Hetraonline et LexisNexis (screening bridger)
- Partage les rapports Bridger aux demandeurs
- Préparer le fichier Vendor set-up
- Mettre à jour l’AVL
R5. Sourcing, développement et tenue d’une liste de fournisseurs / prestataires pour le bureau central
- Préparer les dossiers d’appels d’offres et des avis d’appels à manifestations d’intérêts
- Préparer les analyses des offres
- Vérifier l’existence réelle des fournisseurs ainsi que des références des fournisseurs / prestataires
- Préparer la conduite des entretiens avec les fournisseurs / prestataires
- Préparer les séances de réunion avec le comité
- Assurer l’évaluation des fournisseurs
- Demander les feedbacks auprès des demandeurs d’achat
- Tenir à jour la base de données des fournisseurs/ prestataires
R6. Management
- S’assurer que les personnes sous sa supervision possèdent et connaissent leur description de poste
- Fixer les objectifs à travers un PAI et évaluer les performances à échéances régulières
- Identifier les besoins en renforcement de capacité du staff sous sa supervision
- Appuyer l’équipe du département achat dans l’accomplissement de leurs tâches
R7. Autres
- Analyser les délais de traitement des DA-DS et partager le KPI
- Seconder le/la chargé.e des achats et de la logistique (en leur absence)
IV. Profil et qualifications recherchés
- Titulaire d’un diplôme de Licence (Bac+3) en gestion, logistique, commerce ou autres domaines connexes
- Expérience probante de 3 ans dans le domaine des achats, de préférence dans une organisation similaire
- Maitrise du Français (à l’oral et l’écrit), bonne connaissance de l’anglais
- Maitrise de l’outil informatique : pack MS Office
- Méthodologie et sens de l’organisation
- Intégrité et honnêteté
- Esprit d’initiative et anticipation
- Rigueur et fermeté
- Esprit d’ouverture, et capacité à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité
V. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e‐mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 28 juillet 2024 – en mentionnant la référence « PO_BC_202407 ».
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »