Titre : PROCUREMENT OFFICER
Référence : PO_MJN_102023
Lieu d’affectation : Majunga
Type de contrat : CDD jusqu’au 30 juin 2024
Date de clôture de réception de candidature : 29 octobre 2023
I. Résumé du poste
Sous la supervision du Chargé Administratif et Financier, il.elle est chargé.e de procéder aux acquisitions de biens et services dont les projets auront besoin pour la bonne réalisation de leurs activités. Ainsi, il.elle assure le bon déroulement des achats depuis la réception des demandes d’achat jusqu’à la livraison des marchandises ou des services.
Il.Elle assure également la recherche et l’évaluation des fournisseurs, et le traitement et suivi des demandes dans le système PeopleSoft.
II. Fonctions générales
Le Procurement Officer procède à l’acquisition des biens et des services demandés suivant les politiques et procédures de CARE et des bailleurs.
III. Activités et tâches principales
R1 : Acquisition des biens et services suivant les règles, les politiques et les procédures de CARE et des bailleurs
- Vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des demandes d’achat reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- Etablir et envoyer les demandes de cotation auprès des divers fournisseurs
- Etablir ou vérifier les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire) tout en apportant ses suggestions quant aux choix à faire
- Préparer les bons de commande pour approbation et envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE
- Vérifier avec les responsables (magasinier, mécanicien, informaticien, technicien de programme) la conformité des biens achetés.
- Relancer les fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture
- Négocier avec les fournisseurs le rapport qualité/prix dans la limite de l’autorité accordée.
- Rencontrer les représentants des fournisseurs pour avoir plus d’informations
- Communiquer avec les fournisseurs et les fabricants si nécessaire pour clarifier les attentes et les procédures de CARE
- Traiter les DA/DS dans le système PeopleSoft
R2 : Constitution des dossiers de paiement avant transmission au département Finance
- Recevoir et vérifier les factures des fournisseurs
- Matcher les dossiers d’achat par rapport aux factures reçues (vérification des pièces pour paiement : factures, bon de commande, GRN, etc.)
- Scanner les dossiers pour paiement et archiver électroniquement par projet
- Transmettre les dossiers auprès du département Finance pour paiement
R3 : Reporting des situations des achats et coordination avec les autres départements
- Enregistrer dans le logiciel Appro les demandes d’approvisionnement reçues
- Saisir dans le logiciel Appro l’évolution de traitement des DA
- Compiler les DA traitées et non traitées
- Editer le rapport sur les achats au bénéfice des demandeurs (programme du projet)
- Participer activement aux weekly meetings
- Analyser les points de blocage et proposer des solutions
- Organiser des séances de réflexion avec les autres départements notamment programme pour améliorer le service
R4 : Sourcing, développement et tenue d’une liste de fournisseurs / prestataires pour le bureau régional
- Préparer les dossiers d’appels d’offres et des avis d’appels à manifestations d’intérêts
- Préparer les analyses des offres
- Vérifier l’existence réelle des fournisseurs ainsi que des références des fournisseurs / prestataires
- Préparer et mener les entretiens avec les fournisseurs / prestataires
- Préparer les séances de réunion avec le comité
- Assurer l’évaluation des fournisseurs
- Demander les feedbacks auprès des demandeurs d’achat
- Tenir à jour la base de données des fournisseurs / prestataires
- Identifier/Evaluer les potentiels fournisseurs de biens et services dans la région
- Disposer des prix référentiels pour appuyer l’équipe du programme dans la prévision budgétaire
R5 : Contribuer au développement de performance de CARE au niveau régional et national
- Appuyer l’équipe de la logistique dans l’accomplissement de leurs tâches
- Analyser les délais de traitement des DA-DS
- Evaluer la performance des assistants sous sa supervision directe et contribuer à l’évaluation de performance des autres staffs avec le Logistic Officer et les Chefs de projet
- Démontrer un comportement exemplaire qui prône les valeurs de CARE dans l’accomplissement de ses responsabilités
- Encourager le partage et les échanges d’expérience avec l’équipe du bureau central
- Participer aux différentes réflexions et mission concernant son domaine de travail et à la demande de CARE
IV. Profil requis
- Titulaire d’un diplôme de niveau BACC + 4 en Gestion, Commerce ou équivalent
- Expérience probante de 3 ans en matière d’approvisionnement et de passation de marché
- Maitrise dans la manipulation informatique (pack MS Office et applications web)
- Connaissance des procédures de passation de marché et des fonctionnements de ONG internationales
- Bonne capacité d’analyse et de résolution de problème
- Sens de l’engagement et intégrité
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail d’équipe
- Bonne capacité de communication en français à l’écrit et à l’oral
- Sens de l’organisation et méthodologie
- Rigueur, fermeté et respect des délais
- Capacité à gérer des tâches multiples
V. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e‐mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 29 octobre 2023 – en mentionnant la référence « PO_MJN_102023 ».
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »