Titre : PROCUREMENT OFFICER
Référence :MJN_202603_Procurement Officer
Base :Majunga
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable, recrutement local
Date de clôture de réception de candidature : 22 mars 2026
I.Résumé du poste
Sous la supervision directe du Senior Finance and Operations Officer Boeny, le/la Procurement Officer est chargé.e de procéder aux acquisitions de biens et services (tant sur le marché local qu’international) dont les projets auront besoin pour la bonne réalisation de leurs activités. Ainsi, il/elle assure le bon déroulement des achats, depuis la réception des demandes d’achat jusqu’à la livraison des marchandises. Il/elle est également responsable de la recherche et de l’évaluation des fournisseurs, ainsi que du traitement des demandes d’achat/demandes de service dans le logiciel PeopleSoft.
- Responsabilités et tâches
R1 : Garantir la conformité du traitement des dossiers d’achat aux procédures de CARE et des bailleurs
Temps affecté : 40%
1.Vérifier la conformité, tant sur la forme que sur le fond, des demandes d’achat reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité.
2.Etablir et envoyer les demandes de cotation aux différents fournisseurs.
3.Etablir ou vérifier les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire), en appuyant ses suggestions quant aux choix à effectuer.
4.Etablir les bons de commande et les envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE.
5.Vérifier avec les responsables (Magasinier, Chauffeur-mécanicien, IT, Technicien de programme) la qualité des biens achetés.
6.Relancer les fournisseurs en cas de livraison partielle ou d’absence de facture.
7.Négocier avec les fournisseurs le rapport qualité/prix, dans la limite de l’autorité accordée.
8.Rencontrer les représentants des fournisseurs pour obtenir davantage d’informations.
9.Communiquer avec les fournisseurs et les fabricants, si nécessaire, pour clarifier les attentes et les procédures de CARE.
10.Assurer le traitement des DA/DS dans le système PeopleSoft.
Il/Elle assure également la recherche et l’évaluation des fournisseurs, ainsi que le traitement des DA/DS dans le logiciel PeopleSoft.
R2. Vérifier la conformité des dossiers de paiement avant leur transmission au Département Finances
Temps affecté : 20%
1.Recevoir les factures des fournisseurs.
2.Vérifier la correspondance des dossiers d’achat avec les factures reçues (contrôle des pièces pour paiement : facture, bon de commande, GRN, note pour le dossier si nécessaire).
3.Scanner les dossiers destinés au paiement et les archiver électroniquement par projet.
4.Transmettre les dossiers au Département Finances pour paiement.
R3. Etablir le reporting en temps voulu et assurer la coordination avec les autres départements
Temps affecté : 10%
1.Enregistrer dans le logiciel Appro les demandes d’approvisionnement reçues.
2.Saisir dans le logiciel Appro l’évolution du traitement des DA.
3.Compiler les DA traitées et non traitées.
4.Editer le rapport sur les achats au bénéfice des demandeurs (programme du projet).
5.Participer activement aux weekly meetings.
6.Analyser les points de blocage et proposer des solutions.
7.Organiser des séances de réflexion avec les autres départements, notamment le programme, afin d’améliorer le service.
R4. Sourcing, développement et gestion d’une liste de fournisseurs / prestataires pour le bureau régional
Temps affecté : 25%
1.Préparer les dossiers d’appels d’offres et les avis d’appels à manifestations d’intérêts.Préparer les analyses des offres.
2.Vérifier l’existence réelle des fournisseurs ainsi que leurs références.
3.Mener des entretiens avec les fournisseurs / prestataires.
4.Préparer les séances de réunion avec le comité.
5.Assurer l’évaluation des fournisseurs.
6.Recueillir les retours des demandeurs d’achat.
7.Tenir à jour la base de données des fournisseurs / prestataires.
8.Identifier et évaluer les fournisseurs potentiels de biens et services dans la région.
9.Disposer des prix référentiels pour appuyer l’équipe du programme dans la prévision budgétaire.
R5. Contribuer au développement de la performance de CARE au niveau régional et national
Temps affecté : 5%
1.Appuyer l’équipe logistique dans l’accomplissement de ses tâches.
2.Analyser les délais de traitement des DA-DS.
3.Contribuer à l’évaluation de la performance des autres membres du personnel avec le Logistic Officer et les Chefs de projet.
4.Démontrer un comportement exemplaire qui reflète les valeurs de CARE dans l’accomplissement de ses responsabilités.
5.Prendre des initiatives de partage et d’échange d’expérience avec l’équipe du bureau central.
6.Participer aux différentes réflexions et missions concernant son domaine de travail, ainsi qu’aux demandes de CARE.
7.Exécuter d’autres tâches confiées par son Superviseur, dans le cadre de ses compétences.
III. Qualifications et compétences requises
- BACC + 4 en Gestion, Commerce, Supply Chain ou domaine équivalent
- Minimum cinq 5 ans d’expérience dans le domaine de l’approvisionnement et de la passation de marchés.
- Intégrité irréprochable et haut niveau d’éthique professionnelle.
- Expérience en ONG ou dans un environnement financé par des bailleurs internationaux souhaitée
- Solides compétences analytiques et capacité à résoudre efficacement les problèmes.
- Connaissance des procédures de passation de marchés et du fonctionnement des ONG internationales.
- Rigueur, respect des délais et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Excellentes compétences relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
- Esprit méthodique et organisé.
- Forte capacité d’analyse et esprit critique.
- Bonne communication en français, à l’écrit comme à l’oral, et connaissance de l’anglais.
- Maîtrise des outils informatiques, notamment Ms Office, et des applications web.
Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature (une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé) à l’adresse rh.madagascar@care.org, au plus tard le 22 mars 2026. Mentionnez dans l’objet de votre mail la référence du poste MJN_202603_Procurement Officer.
Les candidatures féminines et les candidatures locales sont fortement encouragées
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. »
« Nous appliquons une politique de tolérance zéro en matière de harcèlement, d’exploitation et l’abus sexuel ainsi que de maltraitance des enfants. »
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.