Titre : PROCUREMENT OFFICER
Référence : MJN_02412_MIARE_Procurement Officer
Base : Majunga
Type de contrat : CDD un an renouvelable, recrutement local
Date de clôture de réception de candidature : 31 décembre 2024
I. Résumé du poste
Sous la supervision directe du Senior Finance and Operations Officer, il/elle est chargé de procéder aux acquisitions de biens et services dont le projet aura besoin pour la bonne réalisation de ses activités. Ainsi, il/elle assure le bon déroulement des achats depuis la réception des demandes jusqu’à la livraison des marchandises.
Il/Elle assure également la recherche et l’évaluation des fournisseurs, et la création de leurs comptes dans le logiciel PeopleSoft.
A cet effet, il/elle responsable de :
- Procéder à l’acquisition des biens et des services demandés suivant les politiques et les procédures en vigueur
- Participer à toutes les étapes définies par les procédures de CARE et des bailleurs de fonds, jusqu’à ce que le cycle d’approvisionnement soit totalement bouclé
- Créer et mettre à jour les comptes des fournisseurs et des prestataires de service dans PeopleSoft
- Assurer le sourcing et l’évaluation des services des fournisseurs
- Participer au bon déroulement et la fluidité des activités du département
II. Responsabilités et tâches
R1 : Acquisition des biens et services suivant les règles, les politiques et les procédures de CARE et du bailleur
- Vérifier la conformité des demandes d’achat reçues et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- Préparer et envoyer les demandes de cotation auprès des divers fournisseurs et prestataires potentiels
- Etablir ou vérifier les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire) tout en supportant ses suggestions quant aux choix à faire.
- Etablir les bons de commande/contrats et envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE
- Assurer la qualité et la fourniture en temps opportun des biens et des services
- Vérifier avec les responsables / personnes ressources (Magasinier, mécanicien, Informaticien, Technicien de programme) la conformité et la qualité des biens et des services achetés
- Relancer les fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture
- Négocier avec les fournisseurs le rapport qualité/prix dans la limite de l’autorité accordée
- Rencontrer les représentants des fournisseurs pour avoir plus d’informations
- Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et de la législation locale
- Communiquer avec les fournisseurs et les fabricants si nécessaire pour clarifier les attentes et les procédures de CARE
- Assurer le traitement et le suivi des DA/DS dans le système PeopleSoft
R2 : Reconstitution des dossiers d’achat pour le service comptabilité et préparation des checklists pour vérification
- Recevoir les factures des fournisseurs
- Matcher les dossiers d’achat par rapport aux factures reçues (vérification des pièces pour paiement : factures, bon de commande, GRN, note pour le dossier si nécessaire)
- Assurer la complétude et la checklist des dossiers suivant la procédure d’achat avant transmission de ceux-ci auprès département finance pour paiement
- Scanner les dossiers pour paiement et archiver électroniquement par Projet
- Transmettre les dossiers auprès du Département Finance pour paiement
R3 : Reporting et coordination des activités d’achats avec les autres départements
- Assurer l’exhaustivité et le remplissage journalier et systématique du procurement status report suivant les étapes du processus d’achat pour vérification et suivi
- Enregistrer dans le logiciel Appro les demandes d’approvisionnement reçues
- Saisir dans le logiciel Appro l’évolution de traitement des DA
- Compiler les DA traitées et non traitées
- Editer le rapport sur les achats au bénéfice des demandeurs (programme du projet)
- Participer activement aux weekly meeting
- Analyser les points de blocage et proposer des solutions
- Organiser des séances de réflexion avec les autres départements notamment programme pour améliorer le service
R4 : Sourcing, développement et tenue d’une liste de fournisseurs / prestataires pour le bureau régional
- Préparer les dossiers d’appels d’offres et des avis d’appels à manifestations d’intérêts
- Préparer les analyses des offres
- Vérifier l’existence réelle des fournisseurs ainsi que des références des fournisseurs / prestataires
- Mener des entretiens avec les fournisseurs / prestataires
- Préparer les séances de réunion avec le comité
- Assurer l’évaluation des fournisseurs
- Demander les feedbacks auprès des demandeurs d’achat
- Tenir à jour la base de données des fournisseurs/ prestataires
- Identifier/Evaluer les potentiels fournisseurs de biens et services dans la région
- Disposer des prix référentiels pour appuyer l’équipe du programme dans la prévision budgétaire
- Création et mise à jour des vendors dans PeopleSoft
R5 : Contribuer au développement de performance de CARE au niveau régional et National
- Appuyer l’équipe de logistique dans l’accomplissement de leurs tâches.
- Analyser les délais de traitement des DA-DS
- Evaluer la performance des assistants sous sa supervision directe et contribuer à l’évaluation de performance des autres staffs avec le logistic officer et les Chefs de projet
- Démontrer un comportement exemplaire qui prône les valeurs de CARE dans l’accomplissement de ses responsabilités
- Prendre des initiatives de partage et d’échange d’expérience avec l’équipe du bureau central
- Participer aux différentes réflexions et mission concernant son domaine de travail et à la demande de CARE
Exécuter toutes tâches qui pourraient lui être confiées par son superviseur et relevant de ses compétences
III. Qualifications et compétences requises
Compétences de base et qualités professionnelles :
- Titulaire d’un diplôme universitaire (Bac+4) en Gestion, logistique, commerce ou domaines connexe
- Expérience probante de 5 ans dans le domaine des achats, de la passation de marché dans une organisation similaire
- Sens de l’organisation et méthodique
- Intégrité, honnêteté et sens de l’engagement
- Esprit d’initiative et anticipation
- Rigueur, fermeté et respect des délais
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail d’équipe
- Capacité de gérer des tâches multiples dans un délai restreint
- Connaissance des procédures de passation de marché et des fonctionnements de ONG internationales
- Sens de la confidentialité
- Maitrise des outils informatiques : pack MS Office, logiciel de gestion (ERP)
- Maitrise du Français (lu, écrit et parlé) ; bon niveau d’Anglais (lu, écrit et parlé moyen) ; Malagasy (langue maternelle)
Compétences clés de CARE :
- Respect – Adopter un comportement qui reflète une réelle conviction de la dignité et du potentiel de tous les êtres humains et l’appréciation de leur dignité. Gagner la confiance des autres et créer un climat de confiance et d’ouverture.
- Intégrité – Maintien des normes sociales, éthiques et organisationnelles ; adhérant fermement aux codes de conduite et aux principes éthiques inhérents à CARE.
- Engagement au service – cette compétence s’applique à tous les aspects du rendement de l’employé.
- Excellence – Établir des standards élevés de performance pour soi-même et pour les autres ; assumer la responsabilité et la responsabilité de mener à bien des tâches ou des travaux ; des normes d’excellence auto-imposantes plutôt que d’imposer des normes ; s’assurer que les interactions et les transactions sont éthiques et traduisent une intégrité.
- Diversité – Promouvoir, valoriser, respecter et exploiter pleinement les qualités, l’appartenance, la race, la culture, l’âge, le sexe, le handicap, les valeurs, le style de vie, les perspectives ou les intérêts de chaque individu ; créer et maintenir un environnement de travail qui favorise la diversité.
IV. Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature (une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé) à l’adresse [email protected], au plus tard le 31 décembre 2024. Mentionnez dans l’objet de votre mail la référence suivante MJN_02412_MIARE_Procurement Officer.
Les candidatures féminines et locales sont fortement encouragées.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants. »