Titre : Regional Operations officers
Type de contrat : CDD
Durée de contrat : 1 an renouvelable
Projet : RANO WASH
Lieu : 1- Région Amoron’i Mania et 1- Vatovavy Fitovinany | Madagascar
Date de clôture de réception de candidature : Lundi 30 mars 2020 à 8h00
1- Responsabilités
Responsabilité 1– Gestion financière et comptable du bureau régional et rapportages périodiques
- i) Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de l’Organisation au niveau du Bureau Régional ;
- ii)Veiller à la réception et à la qualité de toutes les pièces provenant des autres membres du Projet ;
- iii)Assurer la comptabilisation des dépenses du bureau régional dans le système comptable ;
- iv)Tenir à jour et de manière régulière tous les documents financiers (journaux et livres comptables) ;
- v) Assurer le classement des pièces comptables ;
- vi) Produire les rapports de suivi financier mensuels pour l’ONG de rattachement ;
- vii) Préparer les rapports financiers et les soumettre au DAF de l’ONG de rattachement ;
- viii) Contribuer avec le DAF pendant les audits externes et assurer la mise en œuvre des recommandations reçues au niveau du Bureau Régional ;
- ix) Effectuer les demandes de réapprovisionnement des fonds du Projet suivant les modèles internes ;
- x) Suivre les soldes des comptes bancaires au niveau Régional et des opérations réalisées par les banques sur ces comptes ;
- xi) Effectuer toutes les opérations d’approvisionnement ou de prestations de services conformément aux procédures y compris la vérification des factures reçues ;
Responsabilité 2– Appuyer l’équipe régionale dans le processus d’achat de biens et de services
- i) Assurer le respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur,
- ii) Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus ;
- iii) Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau régional ;
- iv) Assurer les inventaires au niveau régional
Responsabilité 3- Le patrimoine
- i) Assurer la gestion des biens et équipements : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc. ;
- ii) Faire signer une fiche de détention pour les attributions ou d’une autorisation de sortie de matériel ;
- iii) Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus
Responsabilité 4- Management des véhicules
- i) S’assurer que les chauffeurs ont les outils à disposition (logbook, instructions, matériel de sécurité…) ;
- ii) Valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks.
Responsabilité 5- Spécifique aux partenaires
- i) Maintenir une relation de travail cordiale et de confiance avec les partenaires du projet ;
- ii) S’assurer que les règles d’implémentation du projet (USAID, organisation d’appartenance, légales) soient comprises et suivies par les partenaires et effectuant des visites fréquentes ;
- iii) Consolider l’ensemble des données logistiques des partenaires pour le projet en conformité avec les besoins de USAID ;
- iv) S’assurer que le staff de l’ONG partenaire de mise en œuvre du projet, dispose des outils de travail et du support logistique appropriés à leur fonction
Responsabilité 6- Représentation
- i) Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe régionale ;
- ii) Représenter le projet dans les événements liés à son expertise ;
- iii) Assurer la complémentarité et la coordination des interventions avec ceux des autres projets dans les zones d’intervention, surtout ceux financés par l’USAID
Responsabilité 7- Supervision des Ressources Humaines du projet
- i) Assurer le lead de la base de données RH du projet au niveau régional ;
- ii) Assurer la production et partage avec le PCT de la gestion administrative du personnel régional incluant le suivi des congés et des fiches de présence de l’équipe régionale ;
- iii) Assurer la santé et la sécurité au travail de l’équipe régionale ;
- iv) Assurer l’évaluation de performance de l’équipe sous sa responsabilité
2- Expériences et Qualifications
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+4) en Administration, Gestion ou domaines connexes
- Une expérience d’au moins 3 ans en matière de finances et comptabilité, d’achat et des logistiques
- Forte capacité de planification, d’analyse et de négociation
- Sens de la confidentialité et de la rigueur très pointus
- Intégrité inébranlable, méthodique et organisé
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail en équipe
- Maîtrise de l’informatique : Microsoft Office : Word – Excel – Powerpoint – Outlook, Logiciel de gestion de base de données
- Bonne capacité de communication écrite et orale – Bonne maîtrise du français ; bonne connaissance de l’anglais
Candidature :
Les candidat.e.s intéressé.e.s sont invité.e.s à faire parvenir leur candidature en version électronique (Lettre de motivation, prétentions salariales, 3 références professionnelles et CV) à l’adresse mail [email protected] avant le 30 mars 2020 à 8h00 avec mention de la référence : Regional Operations officer Ambositra / Manakara
Valeurs requises pour le poste : Genre, Intégrité et redevabilité, Collaboration et Esprit d’équipe
Notre diversité constitue notre force; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux.
Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants