Titre : Senior en Admin Finances
Type de contrat : Roster (liste de noms en réserve en cas d’urgence)
Lieu : Bureaux régionaux de CARE : Majunga, Ambositra, Fianarantsoa, Manakara
Date de clôture de réception de candidature : Lundi 4 janvier 2021
1- Responsabilité
- Gestion financière et comptable du bureau régional et rapportages périodiques
- Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de l’Organisation au niveau du Bureau Régional ;
- Veiller à la réception et à la qualité de toutes les pièces provenant des autres membres du Projet ;
- Assurer la comptabilisation des dépenses du bureau régional dans le système comptable ;
- Tenir à jour et de manière régulière tous les documents financiers (journaux et livres comptables) ;
- Assurer le classement des pièces comptables ;
- Produire les rapports de suivi financier mensuels pour l’ONG de rattachement
- Préparer les rapports financiers et les soumettre à l’ACD PS et Chargé de la comptabilité
- Contribuer avec l’équipe Finances au BC pendant les audits externes et assurer la mise en œuvre des recommandations reçues au niveau du Bureau Régional
- Effectuer les demandes de réapprovisionnement des fonds du Projet suivant les modèles internes
- Suivre les soldes des comptes bancaires au niveau Régional et des opérations réalisées par les banques sur ces comptes ;
- Effectuer toutes les opérations d’approvisionnement ou de prestations de services conformément aux procédures y compris la vérification des factures reçues ;
- Appuyer l’équipe régionale dans le processus d’achat de biens et de services
- Assurer le respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur
- Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus
- Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau régional
- Assurer les inventaires au niveau régional
- Le patrimoine
- Assurer la gestion des biens et équipements : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
- Faire signer une fiche de détention pour les attributions ou d’une autorisation de sortie de matériel
- Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus
- Management des véhicules
- S’assurer que les chauffeurs ont les outils à disposition [logbook, instructions, matériel sécu (kit de première nécessité…)]
- Valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks.
- Spécifique aux partenaires
- Maintenir une relation de travail cordiale et de confiance avec les partenaires du projet
- S’assurer que les règles d’implémentation du projet (bailleurs, organisation d’appartenance, légales) soient comprises et suivies par les partenaires et effectuant des visites fréquentes
- Consolider l’ensemble des données logistiques des partenaires pour le projet en conformité avec les besoins des bailleurs
- S’assurer que le staff de l’ONG partenaire de mise en œuvre du projet, ait les outils de travail et le support logistique appropriés à leur fonction
- Représentation
- Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe régionale
- Représenter le projet dans les événements liés à son expertise
- Assurer la complémentarité et la coordination des interventions avec ceux des autres projets dans les zones d’intervention,
- Supervision des Ressources Humaines du projet
- Assurer le lead de la base de données RH du projet au niveau régional,
- Assurer la production et partage avec l’équipe au Bureau Central de la gestion administrative du personnel régional incluant le suivi des congés et des fiches de présence de l’équipe régionale
- Assurer la santé et la sécurité au travail de l’équipe régionale
- Assurer l’évaluation de performance de l’équipe sous sa responsabilité
2- Expériences et Qualifications
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+4) en Administration, Gestion ou domaines connexes
- Une expérience d’au moins 3 ans en matière d’achat et logistiques
- Forte capacité de planification, d’analyse et de négociation
- Sens de la confidentialité et de la rigueur très pointus
- Intégrité inébranlable, méthodique et organisé
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail en équipe
- Maîtrise de l’informatique : Microsoft Office : Word – Excel – Powerpoint – Outlook, Logiciel de gestion de base de données
- Bonne capacité de communication écrite et orale
- Bonne maîtrise du français
- Bonne connaissance de l’anglais
Candidature :
Les dossiers de candidature (Lettre de motivation, Curriculum Vitae, prétentions salariales, trois références professionnelles) sont à adresser uniquement par e-mail à l’adresse : [email protected] au plus tard le lundi 4 janvier 2021
Veuillez indiquer dans l’objet de votre dossier ou mail l’intitulé du poste demandé ainsi que le choix du lieu de travail.
Valeurs requises pour le poste : Genre, Intégrité et redevabilité, Collaboration et Esprit d’équipe
Notre diversité constitue notre force; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux.
Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants.