Titre : SENIOR FINANCE & OPERATIONS OFFICER
Référence : AND_202506_ Senior Finance & Operations Officer
Base : Ambovombe, Androy
Type de contrat : CDD un an renouvelable, recrutement local
Date de clôture de réception de candidature : 11 juillet 2025
I. Résumé du poste
Sous la responsabilité du Chef de Projet, le/la Senior Finance & Operations Officer doit
- Veiller à l’application des procédures comptables, financières et bonne gestion administrative du projet
- Appuyer dans la gestion administrative et financière des partenaires
- Elaborer et mettre en place des tableaux de bord et ensuite conseiller le Chef de projet. Suivant le lien fonctionnel rapporter à l’équipe du BC dans les aspects opérationnels de la région.
- Garantir que les mesures pour assurer la sûreté et la sécurité du personnel et des locaux sont en place et fonctionnelles
II. Responsabilités & tâches
1. Gestion financière et comptable du bureau régional et rapportages périodiques
- Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de l’Organisation au niveau du Projet
- Appuyer le Chef de projet dans la mise à jour mensuel du Budget Follow-Up
- Veiller à la réception et à la qualité de toutes les pièces provenant du personnel de Projet
- Assurer la comptabilisation des dépenses du Projet dans le système comptable
- Tenir à jour et de manière régulière tous les documents financiers (journaux et livres comptables) ;
- Assurer le classement (électronique et physique) des pièces comptables
- Produire les rapports de suivi financier mensuels
- Effectuer les demandes de réapprovisionnement des fonds du Projet suivant les modèles internes
- Suivre les soldes des comptes bancaires au niveau Régional et des opérations réalisées par les banques sur ces comptes
- Effectuer toutes les opérations d’approvisionnement ou de prestations de services conformément aux procédures y compris la vérification des factures reçues
- Appuyer l’équipe BC pendant les audits internes et externes et assurer la mise en œuvre des recommandations reçues au niveau du Bureau Régional
2. Conformité des partenaires
- Elaborer un plan de visite régulier des partenaires afin de garantir un suivi de la conformité
- Vérifier la conformité du rapport financier et des pièces comptables des partenaires
- Assurer la comptabilisation des transactions des partenaires dans le système
- Signaler des cas de non-respect des clauses contractuelles (dépassements budgétaires, dépenses non autorisées, dépenses après expiration du contrat, etc…)
- Suivre la conformité dans la gestion des biens (sécurisation, marquage) et des inventaires des biens des partenaires
- Contrôler de la séparation effective des taches et les procédures de déclaration de conflits d’intérêt
- Avec l’équipe du Bureau Central, évaluer la performance générale des partenaires et alerter en interne sur les risques identifiés
3. Gestion du processus d’achat de biens et de services
- Veiller au respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur ;
- Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus ;
- Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau régional ;
- Assurer les inventaires au niveau régional en collaboration avec le.la Logistic Officer
4. Gestion du patrimoine et du parc roulant
- Assurer la gestion des biens et équipements du bureau régional : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
- Faire signer une fiche de détention pour les attributions ou d’une autorisation de sortie de matériel ;
- Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus
- Optimiser l’exploitation du parc et les dépenses inhérentes aux différents postes constituant sa gestion
- Planifier l’utilisation des véhicules et organiser l’emploi du temps des chauffeurs en fonction des demandes, anticiper les gaps de ressources et proposer les solutions
- Elaborer les tableaux de bord de données statistiques, analyser les états pour orienter
- Contrôler et valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks
- S’assurer que les chauffeurs disposent des outils nécessaires à l’exécution de leur tâhes (logbook, instructions, matériels sécu (kit de première nécessité…))
- Vérifier et valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks
- En donnant instructions au.à la Logistic Officer, s’assurer que les chauffeurs ont les outils à disposition (logbook, instructions, matériel sécu (kit de première nécessité…))
- Valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks.
5. Gestion RH
- Assurer le lead de la base de données RH du projet au niveau régional ;
- Assurer le suivi des contrats du personnel, PAR, PAF.
- Assurer la gestion de l’évaluation de performance de l’équipe sous sa responsabilité ;
- Être l’interlocuteur au niveau de la compagnie d’assurance santé ;
- Assurer la production et la gestion des documents administratifs du personnel régional incluant le suivi des congés et des fiches de présence de l’équipe régionale ;
- Appuyer l’équipe RH au BC dans la gestion des conflits et des mesures disciplinaires
- Superviser l’équipe régionale PS ;
6. Sécurité et sureté au travail de l’équipe régionale
- Mettre en application les règles sécuritaires au niveau du bureau régional : Participer à l’élaboration des SOPs, le plan de contingences, mettre en place les malles d’urgences d’hibernation en cas de crise, briefing des nouveaux recrutés et visiteurs sur le contexte local…
- S’assurer que les mesures pour assurer la sûreté et la sécurité des locaux sont en place : Les extincteurs, les services de gardiennage 24 heures sur 7,
- Faire le suivi de l’évolution du contexte sécuritaire de la région : collecte des informations sécuritaires (lors de la réunion de base, de la réunion avec les partenaires…), rapporte les incidents dans les formats CARE,
- S’assurer que les outils de gestion de la Sécurité et Sûreté requis par CARE sont en place et appliqués
7. Représentation
- Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe régionale ;
- Représenter le projet dans les événements liés à son expertise et avec approbation du Responsable Régional
- Assurer la complémentarité et la coordination des interventions des projets dans les zones d’intervention,
III. Qualifications et compétences requises pour le poste
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+4) en Administration, Gestion ou domaines connexes
- Une expérience d’au moins trois (03) ans en Finance, Administration, Achat, Logistique
- Forte capacité de planification, d’analyse et de négociation
- Sens de la confidentialité et de la rigueur très pointus
- Capacité de leadership
- Intégrité inébranlable, méthodique et organisé
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail en équipe
- Maîtrise de l’informatique : Microsoft Office : Word – Excel – Powerpoint – Outlook, Logiciel de gestion de base de données
- Bonne capacité de communication écrite et orale
- Bonne maîtrise du français et du malagasy, connaissance du dialecte local
- Bonne connaissance de l’anglais
IV. Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature (une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé) à l’adresse [email protected], au plus tard le 11 juillet 2025. Mentionnez dans l’objet de votre mail la référence du poste AND_202506_ Senior Finance & Operations Officer.
Les candidatures féminines et les candidatures locales sont fortement encouragées
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. »
« Nous appliquons une politique de tolérance zéro en matière de harcèlement, d’exploitation et l’abus sexuel ainsi que de maltraitance des enfants. »
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.