Titre : Un.e Senior HR and Administration Officer
Type de contrat : CDD
Durée de contrat : 1 an renouvelable
Lieu : Antananarivo
Date de clôture de réception de candidature : Lundi 24 mai à 12 heures du matin
- Résumé du poste :
Sous la supervision du Responsable RH, il (elle) aura pour responsabilité le traitement des salaires et accessoires, et la gestion administrative du personnel. A cet effet, il a la charge de mener avec un objectif de zéro erreur toutes les opérations liées aux salaires, les différentes déclarations obligatoires et légales, et la gestion administrative du personnel au niveau du Bureau Central et apportera son assistance pour les traitements régionaux. Il (elle) participera dans toutes les activités du Département ayant trait à l’administration tant au niveau du personnel que l’organisation, avec une assistance dans la gestion des flux d’informations aussi bien dans le bureau central que dans les SO.
2. Fonctions spécifiques
- Avec un certain niveau d’autonomie, assurer la gestion administrative du personnel et le suivi opérationnel du Département RH
- Rédiger les contrats de travail des employés ainsi que les avenants selon les clauses spécifiques requis par chaque type de contrat, conformément à la législation en vigueur
- Constituer et assurer le suivi soutenu du tableau de bord des contrats avec les échéances et anticiper les actions à entreprendre (fin de période d’essai, CDD, CDI, PAFs, etc.)
- Assurer le suivi des absences et congés du personnel, et en faire la mise à jour
- Assurer l’embauchage et le débauchage auprès de la CNAPS et l’OSTIE
- Assurer la mise à disposition des dossiers du personnel, des correspondances, du Manuel RH et des ALLMAD selon les demandes et prendre les dispositions nécessaires afin d’assurer la confidentialité des informations qu’il détient
- Mettre à jour les données HR MIS et l’envoi systématique du PACK RH actualisé selon les délais impartis
- Assurer un système de classement efficace des dossiers relatifs au traitement des ressources humaines (fonctionnalité et suivi) et en tenir à jour une base de données
- Exécuter des travaux de rédaction : établir les mémos, les lettres et les correspondances
- En collaboration avec le département Finances, assurer le traitement des salaires et avantages du personnel du Siège et de ceux des projets rattachés au Bureau Central ainsi que la régularisation à temps de toutes les charges sociales et fiscales y afférentes (CNaPS, OSTIE, IRSA) avec un suivi rigoureux des procédures relatives à la paie.
- Assurer le traitement des salaires, des soldes de tout compte et avantages en conformité aux législations et procédures en vigueur et au Manuel RH
- Assurer les saisies des heures supplémentaires et leur vérification au niveau RH
- Etablir les divers états de déclarations sociales et fiscales et procéder à leurs régularisations auprès des organismes concernés dans les délais impartis
- Assurer l’analyse systématique de l’évolution salariale (enquêtes et questionnaires) et traitement des résultats
- Gestion de la couverture médicale du personnel de CARE :
- Assurer les modalités d’inclusion des nouveaux assurés et l’exclusion de ceux qui ne sont plus couverts dans la police d’assurance
- S’assurer que les procédures en matière de remboursement (santé) soient respectées et en assurer le suivi auprès de la compagnie d’assurance
- Etre le point focal avec la compagnie d’assurance : intervenir en cas de besoin sur les négociations diverses auprès de l’assurance concernant les remboursements en santé
- Tenir et mettre à jour une base de données des assurés (inclusions et exclusions)
- Appui aux sous bureaux et du Responsable RH
- Appuyer et seconder le Responsable RH dans ses tâches, dans la mise en place de stratégie et politique RH
- Planifier des visites des sous bureaux pour assurer un accompagnement pro actif RH et admin
- Assurer la bonne remonte d’information
- Assurer les formations RH sur le terrain
- S’assurer de la satisfaction des employés de CARE délocalisés et faire remonter les problèmes et disfonctionnement
- Représenter l’organisation au besoin dans le règlement de problèmes RH
- Autres :
- Appuyer l’équipe RH dans le processus de recrutement (tri des candidatures, tests et interviews, offre d’embauche, etc.)
- Participer activement au bi-weekly meetings et autres mécanismes de reporting d’information RH
- Participer dans la gestion des conflits et les mesures disciplinaires de l’ensemble du personnel, le suivi des litiges au niveau du Tribunal
3. Profil et qualifications
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+4) en Administration, RH ou domaines connexes
- Une expérience pertinente d’au moins 03 ans en administration du personnel, en gestion des RH ou en gestion de contrat et paie
- Bonne connaissance de la législation du travail malgache
- Forte capacité de planification, d’analyse, d’écoute et de négociation
- Sens de la confidentialité et de la rigueur très pointus
- Intégrité inébranlable, méthodique et organisé
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail en équipe
- Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds internationaux
- Maîtrise de l’informatique : Microsoft Office : Word – Excel – Powerpoint – Outlook, Logiciel de gestion de base de données
- Bonne capacité de communication écrite et orale
- Bonne maîtrise du français
COMPETENCES REQUISES
- Esprit de méthode et d’organisation
- Intégrité
- Esprit d’initiative et leadership
- Rigueur et fermeté
- Esprit d’ouverture, et capacité à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité
- Autonomie
- Forte capacité à gérer plusieurs priorités dans un délai restreint
Valeurs requises pour le poste : Genre, Intégrité et redevabilité, Collaboration et Esprit d’équipe
Les dossiers de candidature (lettre de motivation prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, copie du diplôme le plus élevé,) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le lundi 24 mai 2021 à 10h. – en mentionnant l’intitulé du poste demandé.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants ».