Titre : SENIOR PROGRAM SUPPORT OFFICER
Référence : SPSO_SAVA_202405
Lieu d’affectation : Vohémar, recrutement local
Type de contrat : prestation de service jusqu’au 31 janvier 2025
Date de clôture de réception de candidature : rapidement. CARE se réserve le droit de clôturer l’offre la sélection sera faite
Prise de poste : immédiate
I. Résumé du poste
Sous la supervision du.de la Chef de projet, le.la Senior Program Support Officer garantit une gestion efficace et optimale des ressources (humaines, financières et matérielles) des projets par l’application et le respect des procédures comptables et financières, de l’achat et la logistique, et de la bonne gestion administrative de la région. A cet effet, il.elle assure la coordination de toutes les activités liées à l’administration et les RH, la finance et la comptabilité, les achats et la logistique, la sureté et la sécurité. Il.elle élabore et met en place des tableaux de bord et conseille le.la Chef de projet. Suivant le lien fonctionnel, il.elle doit rapporter à l’équipe du BC dans les aspects opérationnels de la région.
Durant sa mission, le Senior Program Support Officer garantit sans condition, aucune le respect et l’application des valeurs de CARE dans la mise en œuvre de sa mission.
II. Fonctions générales
Le/la Senior Program Support Officer est responsable de :
- La gestion financière et comptable du bureau régional et des rapportages périodiques
- La coordination et la supervision du processus d’achat de biens et de services au niveau du bureau régional
- La gestion du patrimoine et du parc roulants du bureau régional de CARE
- La gestion spécifique des partenaires
- La supervision du personnel du projet
- Point focal Sureté et Sécurité de CARE dans la région SAVA
III. Activités principales
R1 : Gestion financière et comptable du bureau régional et rapportages périodiques
- Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de la Mission au niveau du Bureau Régional
- Contrôler la qualité de toutes les pièces provenant des autres membres du Projet
- Appuyer le.la Chef.fe de projet dans la mise à jour des BFU
- Effectuer les demandes de réapprovisionnement des fonds du Projet suivant les modèles internes
- Suivre les soldes des comptes bancaires au niveau Régional et des opérations réalisées par les banques sur ces comptes
- Effectuer toutes les opérations d’achat de biens et de services conformément aux procédures y compris la vérification des factures reçues
- Apporter sa contribution lors des audits externes et assurer la mise en œuvre des recommandations reçues au niveau du Bureau Régional
R2 : Coordination et supervision du processus d’achat de biens et de services au niveau de sa région
- Garantir le respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur
- Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus
- Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau régional
R3 : Gestion du patrimoine et du parc roulant
- Gérer les biens et les équipements : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
- Tenir et faire signer les fiches de détention pour les attributions ou fournir une autorisation de sortie de matériel
- Assurer les inventaires réguliers au niveau régional
- Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus.
- Optimiser l’exploitation du parc et les dépenses inhérentes aux différents postes constituant sa gestion
- Planifier l’utilisation des véhicules et organiser l’emploi du temps des chauffeurs en fonction des demandes, anticiper les gaps de ressources et proposer les solutions
- Elaborer les tableaux de bord de données statistiques, analyser les états pour orienter
- Contrôler et valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks
- S’assurer que les chauffeurs disposent des outils nécessaires à l’exécution de leurs tâches (logbook, instructions, matériel sécu (kit de première nécessité…))
R4 : Spécifique aux partenaires
- Maintenir une relation de travail cordiale et de confiance avec les partenaires du projet
- S’assurer que les règles d’implémentation du projet soient comprises et suivies par les partenaires en effectuant des visites fréquentes
- Consolider l’ensemble des données logistiques des partenaires pour le projet en conformité avec les besoins de la mission et des bailleurs
- S’assurer que le staff des ONG partenaires de mise en œuvre du projet, ait les outils de travail et le support logistique appropriés à leur fonction
- Appuyer l’Analyste Financier.ère du projet dans la vérification de la conformité des rapports financiers des partenaires
R5 : Supervision des Ressources Humaines du projet
- Tenir et mettre à jour la base de données RH du projet au niveau régional
- En liaison avec le département RH du BC, assurer la gestion administrative du personnel régional (suivi contrats et PAF, absences, PAR, etc.)
- Assurer la sécurité au travail de l’équipe régionale
- Fournir un appui continu aux membres de son équipe et assurer un coaching permanent en vue de renforcer leur capacité
- En coordination avec l’équipe RH du BC, assurer le recrutement et l’orientation du staff
- Développer le reflexe des staffs techniques opérationnels sur les valeurs et mission de CARE par sa capacité d’éducation, de sensibilisation et de communication
- Communiquer de manière illimitée les valeurs et les principes organisationnels et programmatiques de CARE pour une responsabilisation et coordination à tous les échelons
R6 : Représentation
- Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe régionale
- Représenter le projet dans les événements liés à son expertise
- Assurer la complémentarité et la coordination des interventions avec ceux des autres projets dans les zones d’intervention, surtout ceux financés par le bailleur
- Démontrer par ses comportements et pratiques professionnelle et interpersonnelle un plein et honnête engagement moral et physique dans la mise en œuvre de ses responsabilités
Exécuter au besoin toute autre tâche confiée par son superviseur et relevant de ses compétences
IV. Qualifications et compétences
- Titulaire d’un diplôme de Bac + 3 minimum en Gestion/Administration
- Minimum 5 ans d’expérience avec des responsabilités progressivement croissantes dans la gestion de bureau ; responsabilités assumées dans les domaines de la logistique, ressources humaines, approvisionnement, finance et communication
- Expérience confirmée dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement dans les situations d’urgences
- Expérience avérée dans la gestion administrative et logistique
- Intégrité sans faille – Esprit d’équipe – Sens de la responsabilité
- Grande capacité d’organisation et de planification
- Excellentes capacités de communication orale et écrite irréprochable : capacité à transmettre son message à son auditoire, à élaborer des rapports et à analyser les progrès du projet par rapport à ses indicateurs…
- Capacité à travailler dans un environnement très dynamique, avec des déplacements fréquents sur le terrain
- Maîtrise des outils informatiques : pack MS Office, Logiciel de gestion comptable et de gestion de stock
- Bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais serait un atout
- Sens de la confidentialité
- Rigueur et fermeté
- Ouverture d’esprit, sens de l’initiative
Les candidatures féminines et les candidatures locales sont vivement encouragées.
V. Conditions de travail
Recrutement local pour un poste basé à Vohémar avec approximativement 25% de déplacement sur le terrain. Des contacts et relations étroites avec les Institutions et Organisations du même secteur que le projet sont requis.
VI. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé sont à envoyer par e‐mail à l’adresse [email protected] avec la référence SPSO_SAVA_202410. CARE se réserve le droit de clôturer l’offre la sélection sera faite.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »