Titre : SUPERVISEUR ADMINISTRATIF/VE et FINANCIER/E de ZONE
Référence : MRV_02412_MIARE_SAFZ
Base : Marovoay
Type de contrat : CDD un an renouvelable, recrutement local
Date de clôture de réception de candidature : 27 décembre 2024
I. Résumé du poste
Sous la responsabilité du/de la Senior Finance and Operations Officer, le/ la Superviseur Administratif/ve et Financier/e de Zone a pour rôle d’appuyer l’équipe de sous bureau dans l’accomplissement de leur mission et ce conformément aux procédures en vigueur. Il/elle assurera ainsi le bon déroulement des activités administratives, financières et logistiques pour répondre aux besoins des utilisateurs du service.
II. Responsabilités et tâches
R1 : Gestion administrative de l’équipe du sous bureau régional
- Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de la mission dans la gestion et le processus administratif, d’achat, logistique et financier
- Appuyer les équipes techniques dans l’organisation des divers évènements (ateliers, réunions, formations, etc.) et l’utilisation des outils adéquats
- Être le point focal pour tous les visiteurs, consultants, employés en mission concernant la coordination de leur arrivée, leur logement, etc.
- Assurer la gestion administrative des missions des staffs : réservation voitures et hôtels, coordination avec les bureaux ou sites visités, etc.
- Assurer le classement et l’archivage des différents documents du projet au niveau du sous bureau
- Point focal les équipes régionales ou autre sous bureau
R2 : Gestion du processus d’achat de biens et de services au niveau du sous bureau
- Assurer le respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur
- Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus
- Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau du sous bureau
- Assurer les inventaires au niveau sous bureau
R3 : Gestion du patrimoine
Etant le.la premier.ère responsable de la sécurité des biens de CARE au niveau du sous-bureau, le.la Superviseur Administratif.ve et Financier a pour tâche de :
- Assurer une gestion efficace et efficiente des biens et équipements transférés au niveau du sous-bureau : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
- Effectuer les différents suivis et contrôles de conformité et du renouvellement des documents administratifs de chaque véhicule motorisé composant le parc roulant de CARE (assurance, carnet de bord, carte rose, …)
- Mettre en place un système de suivi des matériels pour assurer l’entretien périodique et la réparation à temps (Matériels roulants, matériels informatiques, équipements, …)
- Respecter les procédures de transfert et de sortie des matériels du sous-bureau (une fiche de détention pour les attributions, une autorisation de sortie de matériel, …)
- Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus des matériels et équipements du sous-bureau dans les meilleurs délais.
- Communiquer à temps les éléments de log book au Logistic officer pour le rapport flotte
- Valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des log book
R4 : Gestion et supervision du personnel
- Assurer la production et partage avec le bureau régional de la gestion administrative du personnel incluant le suivi des congés et des fiches de présence (PAR) de l’équipe du sous-bureau
- Veiller au bien-être et à la sécurité au travail de l’équipe du sous-bureau
- Assurer l’archivage et le classement de tous les dossiers du personnel du sous-bureau
- S’assurer que les gardiens et l’agent d’entretien ont à disposition les outils nécessaires à leur fonction (logbook, instructions, matériels de sécurité (kit de première nécessité…)
- Organiser de manière efficiente les plannings des gardiens et agent d’entretien et approuver toutes les demandes de leur part (les demandes de congé et permission, demande de véhicule, …)
- Appuyer les gardiens et l’agent d’entretien à élaborer leur PAI et effectuer leur évaluation annuelle de performance
- Former et encadrer les gardiens et l’agent d’entretien sur les besoins de leur fonction
- Signer à temps les documents relatifs à ses supervisés (PAR, Congés, permission, OM, TER, …)
R5 : Divers
- Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe du sous-bureau et au niveau régional
- Répondre aux sollicitations ou questions des partenaires (fournisseurs, administration fiscale, autorités locales, etc.) au niveau du sous-bureau sur des questions administratives ou procédurales selon délégation de pouvoir par le superviseur ou le responsable régional
Représenter par délégation de pouvoir le responsable régional auprès des partenaires (évènements, réunions, etc.)
III. Qualifications requises au poste
Compétences de base et qualités professionnelles :
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+3) en Administration, Gestion ou domaines connexes
- Une expérience d’au moins 3 ans en Administration et gestion
- Forte capacité de planification, d’analyse et de négociation
- Sens de la confidentialité et de la rigueur
- Intégrité inébranlable, méthodique et organisé
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail en équipe
- Maîtrise du pack Microsoft Office et de Logiciel de gestion de base de données
- Bonne capacité de communication écrite et orale
- Bonne maîtrise du français
- Bonne connaissance de l’anglais et du dialecte local
Compétences clés de CARE :
- Respect – Adopter un comportement qui reflète une réelle conviction de la dignité et du potentiel de tous les êtres humains et l’appréciation de leur dignité. Gagner la confiance des autres et créer un climat de confiance et d’ouverture.
- Intégrité – Maintien des normes sociales, éthiques et organisationnelles ; adhérant fermement aux codes de conduite et aux principes éthiques inhérents à CARE.
- Engagement au service – cette compétence s’applique à tous les aspects du rendement de l’employé.
- Excellence – Établir des standards élevés de performance pour soi-même et pour les autres ; assumer la responsabilité et la responsabilité de mener à bien des tâches ou des travaux ; des normes d’excellence auto-imposantes plutôt que d’imposer des normes ; s’assurer que les interactions et les transactions sont éthiques et traduisent une intégrité.
- Diversité – Promouvoir, valoriser, respecter et exploiter pleinement les qualités, l’appartenance, la race, la culture, l’âge, le sexe, le handicap, les valeurs, le style de vie, les perspectives ou les intérêts de chaque individu ; créer et maintenir un environnement de travail qui favorise la diversité.
IV. Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature (une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé) à l’adresse [email protected], au plus tard le 27 décembre 2024. Mentionnez dans l’objet de votre mail la référence suivante MRV_02412_MIARE_SAFZ.
Les candidatures locales et les candidatures féminines sont fortement encouragées.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants. »