- Titre : SUPERVISEUR ADMINISTRATIF.VE ET FINANCIER.E DE ZONE
- Référence : SAFZ_SB_choix zone
- Nombre de poste à pourvoir : DEUX (02)
- Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
- Lieu : AMBONDROMAMY (1), MAROVOAY (1), recrutement local
- Date de clôture de réception de candidature : 22/06/2022
I. Résumé du poste
Sous la responsabilité du Chargé Administratif et Financier de Boeny, le.la Superviseur Administratif.ve et Financier.ère a pour rôle d’appuyer l’équipe de sous bureau dans l’accomplissement de sa mission et ce conformément aux procédures en vigueur. Il.elle assurera ainsi le bon déroulement des activités administratives, financières et logistiques pour répondre aux besoins des utilisateurs du service.
II. Responsabilités
R1 : Gestion administrative de l’équipe du sous bureau régional
- Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de la mission dans la gestion et le processus administratif, d’achat, logistique et financier
- Appuyer les équipes programmes pour le bon déroulement des missions et des activités (réservation salles, utilisation des outils adéquats, résolution de problèmes liés au service support, etc.)
- Etre le point focal de sécurité et de sûreté de tout le staff et de tous les visiteurs, consultants, employés en mission afin d’assurer une bonne coordination (déplacement, hébergement, mesures de sécurité, point d’attention, …
- Assurer la gestion administrative des missions des staffs : réservation voitures et hôtels, coordination avec les bureaux ou sites visités, etc.
- Classement et archivage des différents documents du projet au niveau du sous bureau
- Contact avec les équipes régionales ou autre sous bureau
R2 : Gestion du processus d’achat de biens et de services au niveau du sous bureau
- Veiller le respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur
- Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus
- Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau du sous bureau
- Assurer les inventaires au niveau sous bureau
R3 : Gestion du patrimoine
Etant le.la premier.ère responsable de la sécurité des biens de CARE au niveau du sous-bureau, le.la Superviseur Administratif.ve et Financier a pour tâche de :
- Assurer une gestion efficace et efficiente des biens et équipements transférés au niveau du sous-bureau : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
- Effectuer les différents suivis et contrôles de conformité et du renouvellement des documents administratifs de chaque véhicule motorisé composant le parc roulant de CARE (assurance, carnet de bord, carte rose, …)
- Mettre en place un système de suivi des matériels pour assurer l’entretien périodique et la réparation à temps (Matériels roulants, matériels informatiques, équipements, …)
- Respecter les procédures de transfert et de sortie des matériels du sous-bureau (une fiche de détention pour les attributions, une autorisation de sortie de matériel, …)
- Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus des matériels et équipements du sous-bureau dans les meilleurs délais.
- Communiquer à temps les éléments de log book au Logistic officer pour le rapport flotte
- Valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des log book
R4 : Supervision du personnel d’appui
- S’assurer que les gardiens et l’agent d’entretien ont à disposition les outils nécessaires à leur fonction (logbook, instructions, matériels de sécurité (kit de première nécessité…)
- Organiser de manière efficiente les plannings des gardiens et agent d’entretien et approuver toutes les demandes de leur part (les demandes de congé et permission, demande de véhicule, …)
- Appuyer les gardiens et l’agent d’entretien à élaborer leur PAI et effectuer leur évaluation annuelle de performance
- Former et encadrer les gardiens et l’agent d’entretien sur les besoins de leur fonction
- Signer à temps les documents relatifs à ses supervisés (PAR, Congés, permission, OM, TER, …)
R5 : Gestion administrative du personnel
- Assurer la production et partage avec le bureau régional de la gestion administrative du personnel incluant le suivi des congés et des fiches de présence (PAR) de l’équipe du sous-bureau
- Veiller au bien-être et à la sécurité au travail de l’équipe du sous-bureau
- Assurer l’archivage et le classement de tous les dossiers du personnel du sous-bureau
R6 : Divers
- Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe du sous-bureau et au niveau régional
- Répondre aux sollicitations ou questions des partenaires (fournisseurs, administration fiscale, autorités locales, …) au niveau du sous-bureau sur des questions administratives ou procédurales selon délégation de pouvoir par le superviseur ou le responsable régional
- Représenter par délégation de pouvoir le responsable régional auprès des partenaires (évènements, réunions, …)
III. Profil recherché et qualifications requises
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+3) en Administration, Gestion ou domaines connexes
- Une expérience d’au moins 3 ans en Administration et gestion
- Forte capacité de planification, d’analyse et de négociation
- Sens de la confidentialité et de la rigueur
- Intégrité inébranlable, méthodique et organisé
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail en équipe
- Maîtrise du pack Microsoft Office et de Logiciel de gestion de base de données
- Bonne capacité de communication écrite et orale
- Bonne maîtrise du français
- Bonne connaissance de l’anglais
IV. Conditions de travail
- Postes basés à Ambondromamy (1) et à Marovoay (1)
- CDD d’un an renouvelable, recrutement local
- Salaire brut annuel : à partir de 19 199 193 ariary – selon expérience et profil du candidat
- Assurance médicale de l’employé.e et de ses ayants droit ; congé annuel de 24 jours ouvrables.
V. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) avec la référence du poste SAFZ_SB_choix zone sont à envoyer ou déposer au plus tard le 22 juin 2022 à l’adresse :
- Mail : [email protected]
Ou
- Bureau régional de CARE Madagascar : Lot 0107 Mahavoky Avaratra (près Pompiers Région Boeny), Majunga 401 Madagascar
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »