Titre : SUPERVISEUR.E ADMINISTRATIF.VE ET FINANCIER.E DE ZONE
Référence :MRV_202603_SAFZ
Base :Marovoay
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable, recrutement local
Date de clôture de réception de candidature : 10 avril 2026
I.Résumé du poste
Sous la responsabilité du/de la Senior Finance and Operations Officer, le/la Superviseur(e) administratif(ve) et financier(e) de zone a pour rôle d’appuyer l’équipe du sous-bureau dans l’accomplissement de ses missions, conformément aux procédures en vigueur. Il/elle veille ainsi au bon déroulement des activités administratives, financières et logistiques, afin de répondre efficacement aux besoins des utilisateurs du service.
II-Responsabilités et tâches
R1 : Gestion administrative de l’équipe du sous bureau régional
-Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de la mission dans la gestion ainsi que dans les processus administratifs, d’achat, logistiques et financiers.
-Appuyer les équipes techniques dans l’organisation des différents événements (ateliers, réunions, formations, etc.) et dans l’utilisation des outils appropriés.
-Être le point focal pour tous les visiteurs, consultants et employés en mission, notamment pour la coordination de leur arrivée, de leur hébergement, etc.
-Assurer la gestion administrative des missions du personnel : réservation de véhicules et d’hôtels, coordination avec les bureaux ou sites visités, etc.
-Assurer le classement et l’archivage des différents documents du projet au niveau du sous-bureau.
-Être le point focal pour les équipes régionales et les autres sous-bureaux du service.
Temps affecté : 30%
R2. Gestion du processus d’achat de biens et de services au niveau du sous bureau
Temps affecté : 20%
-Assurer le respect des procédures d’achat conformément aux règles en vigueur
-Assurer le suivi des commandes à toutes les étapes du processus
-Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau du sous-bureau
-Assurer la réalisation des inventaires au niveau du sous-bureau
R3. Gestion du patrimoine
Temps affecté : 25%
Étant le/la premier(ère) responsable de la sécurité des biens de CARE au niveau du sous-bureau, le/la Superviseur(e) Administratif(ve) et Financier(ère) a pour tâches de :
-Assurer une gestion efficace et efficiente des biens et équipements transférés au niveau du sous-bureau : marquage, enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
-Effectuer les différents suivis et contrôles de conformité ainsi que le renouvellement des documents administratifs de chaque véhicule motorisé composant le parc roulant de CARE (assurance, carnet de bord, carte grise, etc.).
-Mettre en place un système de suivi des matériels afin d’assurer leur entretien périodique et leur réparation en temps voulu (matériels roulants, matériels informatiques, équipements, etc.).
-Respecter les procédures de transfert et de sortie des matériels du sous-bureau (fiche de détention pour les attributions, autorisation de sortie de matériel, etc.).
-Effectuer les déclarations de perte ou de mise au rebut des matériels et équipements du sous-bureau dans les meilleurs délais.
-Communiquer à temps les éléments des logbooks au Logistic Officer pour l’élaboration du rapport de flotte.
-Valider le rapport mensuel de consommation de carburant à partir des logbooks.
R4. Gestion et supervision du personnel
Temps affecté : 15%
-Assurer la production et le partage, avec le bureau régional, de la gestion administrative du personnel, incluant le suivi des congés et des fiches de présence (PAR) de l’équipe du sous-bureau.
-Veiller au bien-être et à la sécurité au travail de l’équipe du sous-bureau.
-Assurer l’archivage et le classement de tous les dossiers du personnel du sous-bureau.
-S’assurer que les gardiens et l’agent d’entretien disposent des outils nécessaires à l’exercice de leurs fonctions (logbook, instructions, matériels de sécurité tels que le kit de première nécessité, etc.).
-Organiser de manière efficiente les plannings des gardiens et de l’agent d’entretien, et approuver toutes leurs demandes (congés, permissions, demandes de véhicule, etc.).
-Appuyer les gardiens et l’agent d’entretien dans l’élaboration de leur PAI et dans la réalisation de leur évaluation annuelle de performance.
-Former et encadrer les gardiens et l’agent d’entretien en fonction des besoins liés à leurs fonctions.
-Signer dans les délais les documents relatifs à ses supervisés (PAR, congés, permissions, OM, TER, etc.).
R5. Appui à la gestion régionale
Temps affecté : 10%
– Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe du sous-bureau et au niveau régional
– Répondre aux sollicitations ou questions des partenaires (fournisseurs, administration fiscale, autorités locales, etc.) au niveau du sous-bureau sur des questions administratives ou procédurales selon délégation de pouvoir par le superviseur ou le responsable régional
– Représenter par délégation de pouvoir le responsable régional auprès des partenaires (évènements, réunions, etc.)
III. Qualifications et compétences requises
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+3) en administration, gestion ou dans un domaine connexe
- Expérience d’au moins 3 ans en administration et gestion
- Forte capacité de planification, d’analyse et de négociation
- Sens de la confidentialité et rigueur
- Intégrité inébranlable, esprit méthodique et organisé
- Bonnes relations interpersonnelles et esprit d’équipe
- Maîtrise du pack Microsoft Office et des logiciels de gestion de bases de données
Excellentes capacités de communication écrite et orale - Bonne maîtrise du français
Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature (une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé) à l’adresse rh.madagascar@care.org, au plus tard le 10 avril 2026. Mentionnez dans l’objet de votre mail la référence du poste MRV_202603_SAFZ.
Les candidatures féminines et les candidatures locales sont fortement encouragées
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. »
« Nous appliquons une politique de tolérance zéro en matière de harcèlement, d’exploitation et l’abus sexuel ainsi que de maltraitance des enfants. »
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.