Titre : DIRECTEUR.TRICE des OPERATIONS (DO)
Référence : MDG_02503_DO
Lieu : Antananarivo, MADAGASCAR
Type de contrat : CDD un an renouvelable
Date de clôture de réception de candidature : 06 avril 2025
I. Résumé du poste
Le Directeur des Opérations pilote et dirige les opérations d’appui aux programmes de CARE Madagascar, y compris l’administration, l’approvisionnement, la logistique, la gestion du parc automobile et les technologies de l’information. Placé sous l’autorité du.de la Directeur/trice Pays (CD) dont il/elle reçoit les directives, il/elle définit et met en œuvre la stratégie relative à la gestion des ressources, répondant aux politiques globales et objectifs du bureau pays conformément aux directives de CARE tout en veillant au respect des obligations légales du pays. Il/elle prend la responsabilité d’obtenir des approbations de demande de dérogation lorsque la politique locale n’est pas conforme à la politique globale. Il/Elle fournit un appui continu aux membres de son équipe et assure un coaching permanent en vue de renforcer leur capacité.
a. Administration : sur la base des politiques et des procédures de CARE et en conformité avec les exigences des bailleurs de fonds : i. Définir les politiques, élaborer les stratégies et réaliser les diagnostiques en matière de ressources humaines ; ii. Définir les orientations à mettre en place en application de la politique de gestion administrative ; II. Soutenir et contrôler leur mise en œuvre
b. Approvisionnement : diriger, soutenir et contrôler tous les aspects des activités d’approvisionnement afin d’assurer un approvisionnement opportun et rentable, basé sur les politiques et les procédures de CARE et en accord avec les exigences des bailleurs. Garantir un système transparent adoptant les meilleures pratiques possibles en matière d’achats et d’approvisionnements.
c. Logistique : soutenir et contrôler tous les aspects de la gestion des stocks et des inventaires sur la base des politiques et des procédures de CARE et conformément aux exigences des bailleurs.
d. Gestion du parc automobile : soutenir et surveiller la coordination du parc automobile en se basant sur les politiques et les procédures de CARE et en accord avec les exigences des bailleurs. S’assurer que la gestion du parc automobile est coordonnée entre les projets et que les ressources sont utilisées pour les activités organisationnelles appropriées.
e. Technologie de l’information (IT) : soutenir et surveiller les activités IT pour s’assurer que les logiciels, le matériel et l’infrastructure de communication appropriés sont en place pour soutenir le programme de CARE et les exigences de soutien. Cela inclut (mais n’est pas limité à) le réseau local (LAN), le sans-fil, le VOIP et les systèmes de sauvegarde de l’information.
f. Fonctions de soutien aux programmes de tous les bureaux locaux : soutenir et contrôler tous les aspects des activités d’approvisionnement au niveau des bureaux locaux. Soutenir la décentralisation des fonctions de support aux programmes, le cas échéant.
II. Responsabilités et tâches
Responsabilité 1 : ADMINISTRATION et RH
- Soutenir le processus de planification administrative annuelle et établir des priorités pour les activités du service administratif.
- Contrôler la mise en œuvre des activités de gestion des biens afin de garantir le respect de la politique et des procédures. Assurer la garde de toutes les immobilisations et de l’inventaire de la Mission.
Gérer la négociation, la documentation et le paiement des contrats de location, y compris la supervision de l’entretien et des réparations. Gérer l’utilisation efficace de l’espace de bureau par chaque équipe. - Soutenir les processus d’audit et aider les équipes à clore les questions d’audit.
Soutenir le département des RH dans toutes ses fonctions y compris la préparation des salaires mensuels du personnel en temps opportun, la gestion des congés, la couverture médicales du personnel, le reversement aux institutions compétentes les retenues sur salaire en conformité du délai légal. - Assurer la direction des activités administratives, y compris les analyses continues des coûts et des systèmes, les structures et les centres de coûts, l’intégration efficace des activités administratives et l’élaboration de politiques et de procédures.
- Préparer les rapports mensuels/annuels requis par CARE USA
Responsabilité 2 : APPROVISIONNEMENTS
- Soutenir la mise en œuvre des activités d’approvisionnement afin de garantir le respect de la politique et des procédures, la rentabilité, ainsi que la réception et l’enregistrement en temps voulu des matériaux, des équipements et des services.
- Aider les équipes chargées des achats et d’autres projets à résoudre rapidement les problèmes liés aux systèmes (PEOPLESOFT).
- Former l’équipe de projet aux logiciels des systèmes (PEOPLESOFT), le cas échéant.
- Soutenir l’équipe chargée des achats dans les processus de clôture de fin de mois afin d’assurer la clôture en temps voulu des livres.
- Soutenir l’équipe d’approvisionnement et le comité d’approvisionnement interne (IPC) dans la compréhension des règlements des bailleurs.
- Soutenir les processus d’audit et aider les équipes à résoudre les questions d’audit.
Responsabilité 3 : LOGISTIQUE
- Soutenir la mise en œuvre des activités de gestion des magasins afin de garantir le respect de la politique de gestion des stocks.
- Veiller à ce que, sur une base mensuelle, toutes les charges soient correctement soumises au service financier pour le recouvrement des coûts.
- Veiller à ce que des contrôles adéquats soient mis en place pour l’utilisation des articles provenant des magasins.
Responsabilité 4 : GESTION du PARC AUTOMOBILE
- Superviser l’entretien et la réparation des véhicules, des motocyclettes et des générateurs, y compris le suivi des calendriers d’entretien, de la consommation de carburant, des rapports, de l’enregistrement et de l’assurance.
- Revoir le mécanisme de suivi des véhicules et s’assurer qu’il est revu mensuellement.
- S’assurer que l’utilisation personnelle des véhicules de CARE est correctement suivie et que les employés remettent leurs frais d’utilisation à l’organisation en temps voulu.
- Soutenir les processus d’audit et aider les équipes à résoudre les questions d’audit.
- S’assurer que tous les bureaux disposent de connexions internet fiables.
- Veiller à ce que tous les bureaux disposent d’une assistance technique informatique pour les applications logicielles, le matériel, le réseau local (LAN), le sans-fil, la voix sur IP et les systèmes de sauvegarde.
- Veiller à ce que des normes en matière de logiciels, de matériel et de configuration informatiques soient élaborées, maintenues et contrôlées, et à ce que des formations soient dispensées.
- Garantir la sécurité et le stockage des données informatiques, y compris les applications antivirus.
Veiller à ce que les technologies de l’information soutiennent le personnel du programme dans la gestion des données et des connaissances, selon les besoins.
Autres responsabilités
Effectuer toutes autres tâches assignées par le superviseur.
III. Qualifications requises au poste
Formations et expériences
- Titulaire d’une Licence ou Master en Commerce, Administration Logistique ou équivalent
- Au moins cinq (05) ans d’expérience professionnelle dans des postes similaires au sein d’une ONG internationale
- Fortes capacités managériales, sens élevé du leadership
- Haut niveau d’analyse et de résolution de problèmes
- Capacité à élaborer et à mettre en œuvre des solutions innovantes et de manière autonome
- Capacité à comprendre et à se conformer aux politiques et procédures de CARE et des donateurs
- Excellente connaissance des applications de Microsoft, y compris une connaissance avancée de Excel
- Excellentes compétences pour animer des formations de groupe
- Compétences en communication orale et écrite en anglais et en français
- Capacité de coaching et de counseling du personnel pour leur développement professionnel
- Bonne connaissance des politiques et procédures pertinentes des principaux bailleurs de fonds tels que l’USAID, l’UE, ECHO, DFID
- Expérience des applications Microsoft et des applications en ligne, de préférence People Soft
- Capacité à communiquer, à interagir, à travailler en équipe et à collaborer avec tous les niveaux de personnel
- Bonne connaissance du contexte d’opération du pays
IV. Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature (une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé) à l’adresse [email protected], au plus tard le 06 avril 2025. Mentionnez dans l’objet de votre mail la référence suivante MDG_02503_DO.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants. »