Titre : Executive Assistant
Référence : EA_BC_122022
Type de contrat : CDD un (01) an renouvelable
Lieu : Antananarivo
Date de clôture de réception de candidature : 05/01/2023
CARE est une organisation humanitaire qui se consacre à la lutte contre la pauvreté et l’injustice sociale, en mettant particulièrement l’accent sur les femmes et les filles.
Les 5 valeurs clés de CARE : Volonté transformatrice, Intégrité, Diversité, Equité et Excellence.
I. Résumé du poste
Sous la supervision du Directeur Pays Adjoint – Supports aux programmes, l’Executive Assistant occupe des fonctions essentielles de liaison avec l’administration malagasy et les différentes autorités compétentes. Il.elle encadre les déplacements du staff à l’intérieur et à l’extérieur du territoire.
Son rôle couvre la prise en charge des voyages et de l’hébergement des missionnaires et visiteurs nationaux et étrangers, ainsi que la collecte et la compilation des informations sécuritaires du pays. Il.elle travaille en étroite collaboration avec le personnel dans une approche axée sur les résultats et orientée vers la satisfaction des besoins du personnel et des partenaires.
II. Fonctions spécifiques
- Gérer les affaires administratives de CARE Madagascar
- Gérer les bureaux et les espaces de travail pour une utilisation et répartition optimale
- Encadrer et coordonner les déplacements du staff à l’intérieur et à l’extérieur du territoire
- Appuyer le personnel expatrié et les visiteurs dans les formalités administratives
- Assurer un suivi de l’évolution du contexte d’entrée/sortie et sécuritaire sur le territoire malgache
III. Responsabilités
R1 – Gestion des affaires administratives et liaison avec les institutions malagasy
- Gérer les documents administratifs du Bureau Pays (accord de siège, protocole d’accord, CIF, etc.) et en assurer le renouvellement et le suivi ;
- Garantir que toutes les démarches administratives requises soient engagées dans les délais impartis et disponibles sur le plan opérationnel ;
- Assurer la conformité des divers livrables et documents administratifs (rapports, conventions, etc.) au niveau de l’administration malagasy et des autorités compétentes suivant les procédures et dispositions légales en vigueur ;
- Coordonner et assurer la soumission des livrables au niveau des institutions malagasy dans les délais impartis ;
- Tenir et mettre à jour le tableau de bord de suivi de la validité des divers documents administratifs
R2 – Gestion des bureaux et des espaces et coordination des réunions/ateliers/évènements
- Garantir une répartition et une utilisation optimale des espaces ;
- Assurer l’installation des nouveaux staff (espaces de travail, matériels et équipement, etc.) ;
- Coordonner l’organisation des réunions et divers évènements (ateliers, conférences, sorties, etc.) en collaboration avec le département logistique et achat, et/ou le département concerné et en assurer le secrétariat.
R3 – Coordination des voyages nationaux et internationaux, visites officielles
- En collaboration avec la logistique, coordonner les déplacements du staff à l’intérieur et à l’extérieur du territoire, assurer la prise en charge des missions sur le terrain, organiser le transport (aérien et/ou terrestre) et l’hébergement etc. ;
- Procéder à la réservation et l’achat de billet d’avion (agence de voyage, UNHAS et autres plateformes) selon les besoins ;
- Assurer que toutes les formalités d’usages sont effectuées lors des visites officielles à Madagascar (réservation des chambres d’hôtel, visas d’entrée, accueil, transfert de/à l’aéroport, etc.) ;
- Pour les voyages/missions internationaux :
i. Assister et orienter dans les démarches administratives de préparation des voyages : assurance voyage, obtention de visa, etc.
ii. Communiquer régulièrement avec les visiteurs et missionnaires étrangers dans la préparation de leur séjour à Madagascar ;
iii. Assurer la logistique de l’accueil à l’arrivée, du départ ainsi que des déplacements des missionnaires et visiteurs à Antananarivo et dans les régions.
- En collaboration avec le département logistique, assurer les liaisons avec la compagnie de taxi et procéder régulièrement à une évaluation de l’efficacité de leurs services
R4 – Appui au staff expatrié et visiteurs
- Organisation de l’accueil et de l’installation des expatriés ;
- Effectuer la prospection de logements à titre permanent et organiser les rendez-vous de visite ;
- Appuyer dans les procédures administratives liées à l’obtention de visa long séjour à Madagascar ;
- Tenir le tableau de bord de suivi de la validité des visas des expatriés et des membres de leurs familles, et entreprendre les démarches nécessaires pour les mises à jour ;
- Se charger des formalités administratives et effectuer le suivi des absences, voyages et congé.
R5 – Access: suivi de l’évolution du contexte d’entrée/sortie et sécuritaire sur le territoire malgache
- Assurer une veille des changements des procédures administratives d’entrée et sortie sur le territoire malgache liées aux réglementations en vigueur : Visas, contexte de pandémie et sanitaire.
R6 – Supervision d’équipe
- Superviser la.le réceptionniste
- Assurer une supervision quotidienne (leadership, suivi, motivation)
- Assurer l’évaluation des performances et du développement des compétences (besoins de formation …)
- Fournir un soutien technique et formation/coaching du.de la réceptionniste
Exécuter au besoin toute autre tâche confiée par son superviseur et relevant de ses compétences
IV. Profil requis
- Titulaire d’un diplôme d’études supérieures de Bacc + 4 en administration, management, gestion, communication ou autres domaines équivalents
- Au moins trois (3) ans d’expérience en administration, logistique ou autres domaines connexes
- Bonne connaissance du fonctionnement de l’administration malagasy
- Sens de la confidentialité
- Sens développé de l’organisation et de la rigueur
- Forte capacité d’anticipation et priorisation
- Forte capacité de communication et en relations et contacts humains
- Sens de la négociation
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un délai restreint
- Capacité à travailler en équipe
- Maitrise du Français, un bon niveau d’Anglais
- Bonne maitrise du pack Microsoft Office
V. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 05 janvier 2023. Veuillez mentionner en objet de votre mail la référence « EA_BC_122022 ».
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, sans distinction liée à l’âge, au genre ou au handicap. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »