Titre : PROCUREMENT OFFICER
Référence : PO_MNJ_202402
Lieu d’affectation : Mananjary, recrutement local
Type de contrat : contrat jusqu’au 31 juillet 2024
Date de clôture de réception de candidature : RAPIDEMENT, l’offre sera clôturée lorsque la sélection sera faite
Prise de poste : urgente
I. Résumé et objectifs du poste
Sous la supervision directe du Senior Finance & Operations Officer, il.elle est chargé.e de procéder aux acquisitions de biens et services dont les projets auront besoin pour la bonne réalisation de leurs activités. A ce titre, il.elle assurera le bon déroulement des achats depuis la réception des demandes d’achat jusqu’à la livraison des marchandises. Il.Elle assure également la recherche et l’évaluation des fournisseurs, et le traitement et suivi des demandes dans le système PeopleSoft.
II. Fonctions générales
Le Procurement Officer procède à l’acquisition des biens demandés suivant les politiques et procédures de CARE et des bailleurs.
III. Activités et tâches principales
R1 : Acquisition des biens et services suivant les règles, les politiques et les procédures de CARE et des bailleurs
- Vérifier la conformité sur la forme et sur le fond des demandes d’achat reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- Etablir et envoyer les demandes de cotation auprès des divers fournisseurs
- Etablir ou vérifier les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire) tout en apportant ses suggestions quant aux choix à faire
- Etablir les bons de commande et envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE
- Vérifier avec les personnes ressources (magasinier, mécanicien, informaticien, technicien de programme) la conformité des biens achetés
- Relancer les fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture
- Négocier avec les fournisseurs dans la limite de l’autorité accordée
- Rencontrer les représentants des fournisseurs pour avoir plus d’informations
- Communiquer avec les fournisseurs et les fabricants si nécessaire
R2 : Constitution des dossiers de paiement avant transmission au département Finance/Comptabilité
- Recevoir et vérifier les factures des fournisseurs
- Matcher les dossiers d’achat par rapport aux factures reçues (vérification des pièces pour paiement : factures, bon de commande, GRN, note pour le dossier si nécessaire)
- Scanner les dossiers pour paiement et archiver électroniquement par Projet
- Transmettre les dossiers auprès du département Finance/Comptabilité pour paiement
- Matcher les factures et le rapport mensuel de carburant des véhicules et transmettre au département Finance pour paiement de la facture du fournisseur
R3 : Reporting et coordination
- Enregistrer dans le logiciel Appro les demandes d’approvisionnement reçues
- Saisir dans le logiciel Appro l’évolution de traitement des DA
- Compiler les DA traitées et non traitées
- Editer le rapport sur les achats au bénéfice des demandeurs (programme du projet)
- Participer activement aux biweekly meeting
- Analyser les points de blocage et proposer des solutions.
R4 : Autres
- Appuyer l’équipe de la logistique et de l’administration dans l’accomplissement de leurs tâches
- Garantir sans réserve le respect et l’application des valeurs de CARE dans la mise en œuvre de sa mission
- Démontrer par ses comportements et pratiques professionnelle et interpersonnelle un plein et honnête engagement moral et physique dans l’exécution de ses responsabilités
Exécuter au besoin toute autres tâches qui pourraient lui être confiées et relevant de ses compétences
IV. Profil requis
- Titulaire d’un diplôme de Licence (Bac+3) en gestion, commerce, logistique ou autres domaines connexes
- Expérience probante de 3 ans dans le domaine de l’approvisionnement et de la passation de marché
- Intégrité et honnêteté sans faille, sens de l’engagement
- Bonne capacité d’analyse et de résolution de problème
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail d’équipe
- Maitrise du Français (à l’oral et l’écrit)
- Maitrise de l’outil informatique : pack MS Office
- Méthodologie et sens de l’organisation
- Bonne capacité de communication en français à l’écrit et à l’oral
- Rigueur, fermeté et respect des délais
- Capacité de gérer des tâches multiples
- Connaissance des procédures de passation de marché et des fonctionnements de ONG internationales
V. Conditions de travail
Recrutement local pour un poste basé à Mananjary avec approximativement 10% de visite de terrain. Des contacts et relations étroites avec les Institutions et Organisations du même secteur que le projet sont requis.
VI. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer RAPIDEMENT par e‐mail à l’adresse [email protected] avec la référence PO_MNJ_202402. L’offre sera clôturée lorsque la sélection sera faite
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »