Titre : Administration and Finance Assistant
Lieux d’affectation : Fianarantsoa et Diégo
Référence : MANONGA_202610_AFA
Date de clôture de réception de candidature : 20 octobre 2026
Type de contrat : CDD douze (12) mois renouvelables, recrutement local
Résumé du poste
Sous la supervision hiérarchique du Finance & Opérations Coordinator et en liaison fonctionnelle avec l’Accounting Manager, le Procurement Coordinator et le Logistic Coordinator , l’Administration and Finance Assistant contribue à la gestion administrative, financière, logistique et de la chaîne d’approvisionnement du projet au niveau des bureaux régionaux. Il/elle assure notamment le traitement et le suivi des opérations financières et comptables, contribue au suivi financier des partenaires et apporte un appui aux activités administratives, logistiques et d’approvisionnement, conformément aux procédures de CARE et aux exigences des bailleurs.
Responsabilités & tâches
R1 : Traitement et suivi des opérations financières et comptables
Temps affecté : 30%
– Réceptionner et vérifier les documents comptables, y compris les pièces de caisse afin de s’assurer de leur exactitude, leur exhaustivité et leur conformité aux procédures de CARE.
-Traiter les Disbursement Request Forms (DRF) conformément aux procédures de CARE
-Assurer le suivi des transactions avec le Shared Services Center (SSC), notamment pour les régularisations et les éléments en suspens.
-Assurer le suivi des avances au personnel, aux fournisseurs et aux partenaires, ainsi que de leur liquidation dans les délais requis.
– Appuyer le/la Finance and Operations Coordinator dans le suivi et la revue des comptes.
-Assurer le classement et l’archivage des documents en version physique et électronique
R2 : Gestion financière des partenaires
Temps affecté : 25%
-Contribuer à la vérification des rapports financiers des partenaires et les pièces justificatives associées.
-Identifier les erreurs, anomalies ou pièces manquantes et communiquer les résultats aux partenaires concernés.
-Accompagner les partenaires dans la correction et la régularisation des anomalies financières.
– Appuyer la préparation et le suivi des informations relatives aux besoins de trésorerie des partenaires.
-Contribuer au renforcement des capacités des partenaires en matière de gestion financière, selon les besoins.
-Participer aux visites de suivi financier des partenaires.
R3 : Gestion logistique
Temps affecté : 20%
– Assurer la planification, le suivi et l’appui administratif des activités logistiques du projet, en veillant à ce que les dispositifs mis en place (transport, hébergement, espaces d’activités) prennent en compte les besoins spécifiques et la sécurité des bénéficiaires et du personnel dans le cadre d’interventions sensibles au genre.
– Gérer le parc automobile, coordonner les chauffeurs et suivre les transports, l’entretien, le carburant et les coûts d’exploitation.
– Contribuer à la gestion des bureaux, entrepôts, stocks et à la maintenance des locaux, en veillant à ce que les espaces d’accueil et de travail soient adaptés, sûrs et inclusifs pour l’ensemble du personnel et des bénéficiaires.
– Assurer le suivi administratif des contrats, fournisseurs, prestations et dépenses logistiques liés à la mise en œuvre des activités du projet.
– Collecter les données et contribuer à la préparation des rapports logistiques et au suivi budgétaire.
– Assurer le classement, l’archivage, la traçabilité et la sécurisation des documents logistiques conformément aux procédures de CARE, en tenant compte des exigences de confidentialité applicables aux données sensibles relatives aux bénéficiaires.
R4 : Gestion des Achats
Temps affecté : 10%
– Assurer le sourcing de fournisseurs locaux, en encourageant, conformément aux procédures de CARE, la diversité et l’inclusion des prestataires (notamment les entreprises dirigées par des femmes).
– Collecter et vérifier les données des fournisseurs (AVL) afin d’assurer leur conformité et leur fiabilité.
– Assurer la gestion des documents d’achat nécessaires au paiement des fournisseurs, dans les délais requis et conformément aux procédures de CARE ainsi qu’aux exigences des bailleurs du projet.
R5 : Support Administration et RH
Temps affecté : 15%
– Préparer et soumettre la demande de fonds pour paiement par petite caisse ou mobile money selon les besoins
– Établissement de reçu de reliquat OR pour effectuer le versement en espèce ou chèque à la banque
– Gestion des fournitures de bureau : approvisionnement, maintenance des fiches de stocks, inventaire, etc.
– Appui au programme pour la réservation des salles, mise à disposition des équipements, prise de note si nécessaire, utilisation des bons formulaires de présence, etc.
– Point focal pour tous les visiteurs, consultants, employés en mission concernant la coordination de leur arrivée, leur logement, briefing d’arrivée, transport, etc.
– Classement et archivage des différents documents du projet au niveau régional
– Prise en main de la base de données RH du projet (HR MIS)
– Récupération des demandes de congés et enregistrement dans un tableau de suivi,
– Sous la coordination de HR Officer du Bureau Central, assurer le suivi mensuel de la complétude des PAR des staffs régionaux et veiller au respect des échéances.
-Coordination mensuelle avec le bureau central pour le reporting RH.
Executer toute autre tâche pertinente confiée par la hiérarchie.
Les employés de CARE Madagascar sont tenus d’adhérer aux responsabilités en matière de sûreté et de sécurité, en mettant l’accent sur la responsabilité de l’équipe et de l’individu pour maintenir un environnement sûr. Cela inclut la préparation, la conformité et l’engagement actif pour atténuer les risques à travers la sensibilisation, le rapport et l’application de la politique. L’égalité des sexes et l’inclusion sont fondamentales pour CARE, qui promeut l’égalité des droits et remet en question les normes discriminatoires afin de parvenir à la justice sociale. Nous favorisons un lieu de travail inclusif qui respecte la diversité des identités de genre, des capacités, des origines et des expériences par le dialogue, la formation et les initiatives de diversité. Tout le personnel de CARE doit respecter des normes éthiques, suivre des codes de conduite pour prévenir les abus, y compris le harcèlement sexuel, l’exploitation et la négligence. Un contrôle régulier assure la responsabilité du respect de ces principes et soutient notre mission de justice sociale et de réduction de la pauvreté.
Qualifications et compétences requises pour le poste
- Être titulaire d’une Licence en Gestion, Finance et Comptabilité ou dans un domaine équivalent.
- Justifier d’au moins deux (02) ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, idéalement au sein d’une ONG internationale ou d’une organisation gérant des projets financés par des bailleurs internationaux.
- Avoir une solide expérience en comptabilité dans la vérification des pièces justificatives et des documents financiers.
- Faire preuve de rigueur, d’intégrité, de discrétion et de respect de la confidentialité.
- Avoir une bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds internationaux et du fonctionnement des ONG internationales.
- Maîtriser les outils informatiques (MS Office ainsi que les logiciels de comptabilité et de gestion des stocks).
- Avoir une bonne maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral, et une bonne connaissance de l’anglais.
- Avoir un bon sens de l’organisation et de la planification, ainsi que la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Faire preuve d’autonomie, de polyvalence, de sens des responsabilités et d’engagement professionnel.
- Posséder de bonnes capacités de communication et un excellent relationnel, avec une aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs de différents domaines.
Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature (une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé) à l’adresse rh.madagascar@care.org, au plus tard le 20 octobre 2026.
Mentionnez dans l’objet de votre mail la référence du poste MANONGA_202610_AFA ainsi que votre choix du lieu de travail.
CARE est un employeur garantissant l’égalité des chances. Toutes les candidatures qualifiées seront examinées sans distinction de sexe, d’origine, de nationalité, d’âge, de religion, de handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Les décisions de recrutement sont fondées exclusivement sur les compétences, l’expérience et les qualifications requises pour le poste.
Notre diversité constitue notre force. Nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler.
Nous appliquons une politique de tolérance zéro en matière de harcèlement, d’exploitation et d’abus sexuels, ainsi que de maltraitance des enfants.