Titre : PROCUREMENT ASSISTANT
Référence : RM_02409_PMU_PROCUREMENT_ASSISTANT
Lieu : PMU Antananarivo
Type de contrat : CDD 06 mois renouvelable
Date de clôture de réception de candidature : 29 septembre 2024
1. Contexte
Le projet RANO MAHARITRA est un projet de 5 ans financé par l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) qui a démarré depuis janvier 2024.
Le but du Projet est d’améliorer l’accès durable et équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène (WASH) pour les ménages ruraux. En collaboration avec le gouvernement de Madagascar (GoM) et divers experts, le programme vise à surmonter les obstacles à l’égalité des sexes, à l’inclusion sociale, à la diversité, à l’équité et à l’accessibilité (DEIA) afin d’atteindre quatre objectifs clés :
- Composante 1 (C1) : Renforcer la gouvernance et la capacité d’accès aux services WASH.
- Composante 2 (C2) : Augmentation du soutien financier au secteur WASH.
- Composante 3 (C3) : Amélioration de l’offre de produits et services WASH.
- Composante 4 (C4) : Stimuler la demande de produits et de services WASH.
RANO MAHARITRA promeut une approche systémique pour promouvoir des services WASH durables et gérés localement, en mettant l’accent sur le GESI, le DEIA et la localisation afin d’autonomiser les communautés, en particulier les femmes et les jeunes.
Le projet, dirigé par CARE International en consortium avec ses partenaires WaterAid, iDE, MiarakaP, BushProof et Sandandrano, encourage les partenariats avec les gouvernements, les institutions, les organisations de la société civile, les communautés, les secteurs privés et les bénéficiaires.
Le projet est mis en œuvre dans dix districts de sept régions de Madagascar : Atsimo-Atsinanana, Anosy, Androy, Betsiboka, Fitovinany, Sofia, et Vatovavy.
2. Résumé du poste
Le/La Procurement Assistant, comme son titre l’indique, est chargée de procéder aux acquisitions de biens (aussi bien sur le marché local que sur le marché extérieur) pour la bonne réalisation des activités du projet. Ainsi, elle assurera le bon déroulement des achats depuis la réception des demandes d’achat jusqu’à la livraison des marchandises.
3. Fonctions générales
- Procéder à l’acquisition des biens demandés suivant les politiques et procédures de la gestion de la chaine d’approvisionnement en biens et services.
- Préparer les checklists, la transmission des demandes de paiement auprès de la comptabilité
- Assurer l’archivage des dossiers d’achat
- Mettre à jour le catalogue des prix
4. Responsabilités et taches
R1 : Assurer la satisfaction des demandes d’achat
- Vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des demandes d’achats reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- Traiter les achats récurrents et non complexes
- Etablir et envoyer les demandes de devis auprès des divers fournisseurs
- Etablir les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire) tout en apportant ses suggestions quant aux choix à faire
- Assurer la qualité et la fourniture en temps opportun de bien et de service
- Préparer les bons de commande pour approbation, incluant les contrats et envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE
- Vérifier avec les responsables (magasinier, mécanicien, informaticien, etc.) la conformité des biens et des services achetés
- Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et de la législation locale
- Relancer auprès des fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture
- Traiter les achats par petite caisse
R2 : Mise à jour du catalogue des biens et services
- Créer un catalogue de référencement des articles suivant les commandes passées avec montant et photo des articles et en assurer la mise à jour systématique
- Assurer la diffusion mensuelle aux utilisateurs / demandeurs d’achat
R3 : Reconstitution des dossiers d’achat pour le service finances et préparation des checklists pour vérification
- Recevoir les factures des fournisseurs et relancer si besoin
- Assurer la conformité des dossiers pour paiement par rapport aux factures reçues [vérifications des pièces pour paiement (Factures, Bon de Commande, Note, GRN…)]
- Assurer la checklist suivant la procédure d’achat avant transmission de ceux-ci auprès de la chargée des achats
- Transmettre les dossiers auprès de la finance pour paiement (logbook)
R4 : Archivage des dossiers
- Scanner les dossiers pour paiement et archiver électroniquement par Project Id / Fund Code
- Assurer le suivi et la transmission des dossiers à la finance
R5 : Autres
- Appuyer l’équipe du département dans l’accomplissement de leurs tâches
- Préparer les certificats de bonne fin d’exécution
- Assurer la signature et l’archivage des dossiers des fournisseurs vendors set-up
- Traiter et suivre les relances de paiements
Et toutes autres tâches confiées par son superviseur et relevant de ses compétences.
5. Profil recherché
Compétences de base et qualités professionnelles :
- Titulaire d’un diplôme de Licence en Gestion, commerce, logistiques ou domaines similaires
- Deux ans d’expériences en matière d’achat (stage y compris)
- Langues : Français (lu, écrit et parlé couramment) / connaissance de l’Anglais (lu, écrit et parlé moyen)
- Maitrise de l’outil informatique : Office
- Esprit de méthode et d’organisation
- Intégrité
- Capacité à travailler avec une équipe multidisciplinaire ;
- Compétence en planification et organisation ;
- Sens de responsabilité et de rigueur
- Capacité en communication
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Sens de la confidentialité
Compétences clés de CARE :
- Respect – Adopter un comportement qui reflète une réelle conviction de la dignité et du potentiel de tous les êtres humains et l’appréciation de leur dignité. Gagner la confiance des autres et créer un climat de confiance et d’ouverture.
- Intégrité – Maintien des normes sociales, éthiques et organisationnelles ; adhérant fermement aux codes de conduite et aux principes éthiques inhérents à CARE.
- Engagement au service – cette compétence s’applique à tous les aspects du rendement de l’employé.
- Excellence – Établir des standards élevés de performance pour soi-même et pour les autres ; assumer la responsabilité et la responsabilité de mener à bien des tâches ou des travaux ; des normes d’excellence auto-imposantes plutôt que d’imposer des normes ; s’assurer que les interactions et les transactions sont éthiques et traduisent une intégrité.
- Diversité – Promouvoir, valoriser, respecter et exploiter pleinement les qualités, l’appartenance, la race, la culture, l’âge, le sexe, le handicap, les valeurs, le style de vie, les perspectives ou les intérêts de chaque individu ; créer et maintenir un environnement de travail qui favorise la diversité.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
7. Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature qui comprend une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé à l’adresse [email protected], au plus tard le 29 septembre 2024.
La présélection se fera au fur et à mesure de la réception des candidatures. CARE se réserve le droit de clôturer la soumission lorsque la sélection sera faite.
Veuillez indiquer dans l’objet de votre mail la référence suivante RM_02409_PMU_PROCUREMENT_ASSISTANT.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »