Titre : PROCUREMENT OFFICER
Référence : RM_02412_PMU_PROCUREMENT OFFICER
Type de contrat : CDD 1 an renouvelable
Début contrat : le plus tôt
Date de clôture de réception de candidature : 31 décembre 2024
I. Contexte
Le projet RANO MAHARITRA est un projet de 5 ans financé par l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) qui a démarré depuis janvier 2024.
Le but du Projet est d’améliorer l’accès durable et équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène (WASH) pour les ménages ruraux. En collaboration avec le gouvernement de Madagascar (GoM) et divers experts, le programme vise à surmonter les obstacles à l’égalité des sexes, à l’inclusion sociale, à la diversité, à l’équité et à l’accessibilité (DEIA) afin d’atteindre quatre objectifs clés :
- Composante 1 (C1) : Renforcer la gouvernance et la capacité d’accès aux services WASH.
- Composante 2 (C2) : Augmentation du soutien financier au secteur WASH.
- Composante 3 (C3) : Amélioration de l’offre de produits et services WASH.
- Composante 4 (C4) : Stimuler la demande de produits et de services WASH.
RANO MAHARITRA promeut une approche systémique pour promouvoir des services WASH durables et gérés localement, en mettant l’accent sur le GESI, le DEIA et la localisation afin d’autonomiser les communautés, en particulier les femmes et les jeunes.
Le projet, dirigé par CARE International en consortium avec ses partenaires WaterAid, iDE, MiarakaP, BushProof et Sandandrano, encourage les partenariats avec les gouvernements, les institutions, les organisations de la société civile, les communautés, les secteurs privés et les bénéficiaires.
Le projet est mis en œuvre dans dix districts de sept régions de Madagascar : Atsimo-Atsinanana, Anosy, Androy, Betsiboka, Fitovinany, Sofia, et Vatovavy.
II. Résumé du poste
Sous la supervision hiérarchique du.de la Directeur.trice Administratif.ve et Financier.ère de RANO MAHARITRA, et en liaison fonctionnelle avec le.la Chargé.e des Approvisionnements du bureau pays, le.la Procurement Officer a pour responsabilité principales l’acquisition de biens et de services (aussi bien sur le marché local que sur le marché extérieur) dont le projet a besoin pour la bonne réalisation de ses activités. Ainsi, il.elle assurera le bon déroulement des achats depuis la réception des demandes d’achat jusqu’à la livraison des marchandises.
Il.Elle procède également à la recherche et l’évaluation des fournisseurs, et la création de leurs comptes dans le logiciel PeopleSoft.
III. Fonctions générales
- Procéder à l’acquisition des biens et services demandés suivant les politiques et procédures en vigueur
- Participer à toutes les étapes définies par les procédures de CARE et des bailleurs de fonds, jusqu’à ce que le cycle d’approvisionnement soit totalement bouclé
- Créer et mettre à jour les comptes des fournisseurs et des prestataires de service dans PeopleSoft
- Assurer le sourcing et l’évaluation des services des fournisseurs
- Participer au bon déroulement et la fluidité des activités du département
IV. Responsabilités & taches
R1 : Acquisition des biens et services suivant les règles, les politiques et les procédures de CARE et du bailleur
- Vérifier la conformité tant sur la forme que sur le fond des demandes d’achats reçues pour traitement et revenir vers le demandeur en cas de non-conformité
- Préparer et envoyer les demandes de cotation, les appels d’offres et les AMI auprès des divers fournisseurs potentiels
- Etablir les tableaux d’analyse des offres reçues (si nécessaire) tout en apportant ses suggestions quant aux choix à faire
- Assurer la qualité et la fourniture en temps opportun des biens et des services
- Préparer les bons de commande pour approbation, incluant les contrats et envoyer aux fournisseurs après signature au niveau de CARE
- Vérifier avec les responsables (magasinier, mécanicien, informaticien, etc.) la conformité des biens et des services achetés
- Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et de la législation locale
- Relancer auprès des fournisseurs en cas de livraison partielle et d’absence de facture
- Analyser les points de blocages et proposer des solutions
- Membre comité d’achat
R2 : Reconstitution des dossiers d’achat pour le service comptabilité et préparation des checklists pour vérification
- Recevoir les factures des fournisseurs (logbook)
- Matcher les dossiers d’achat par rapport aux factures reçues [vérifications des pièces pour paiement (Factures, Bon de Commande, Note, GRN…)]
- Assurer la checklist suivant la procédure d’achat avant transmission de ceux-ci auprès du responsable administratif et logistique
R3 : Création et mise à jour des vendors dans PeopleSoft
- Réceptionner les demandes de création des vendors
- Collecter les dossiers des fournisseurs (carte statistique, carte fiscale, questionnaire, relevé d’identification bancaire…)
- Vérification de l’existence légale des vendors dans Hetraonline et LexisNexis (screening bridger)
- Partager les rapports Bridger aux demandeurs
- Préparer le fichier Vendor set-up
- Mettre à jour l’AVL
R4 : Reporting des situations des achats
- Assurer l’exhaustivité et le remplissage journalier et systématique du procurement status report suivant les étapes du processus d’achat pour vérification.
R5 : Sourcing, développement et tenue d’une liste de fournisseurs / prestataires pour le bureau central
- Préparer les dossiers d’appels d’offres et des avis d’appels à manifestations d’intérêts
- Préparer les analyses des offres
- Vérifier l’existence réelle des fournisseurs ainsi que des références des fournisseurs / prestataires
- Préparer la conduite des entretiens avec les fournisseurs / prestataires
- Préparer les séances de réunion avec le comité
- Assurer l’évaluation des fournisseurs
- Demander les feedbacks auprès des demandeurs d’achat
- Tenir à jour la base de données des fournisseurs/ prestataires
Et toutes autres tâches confiées par son superviseur et relevant de ses compétences.
V. Qualifications & Compétences requises
Compétences de base et qualités professionnelles :
- Titulaire d’un diplôme universitaire (Bac+4) en Gestion, logistique, commerce ou domaines connexe
- Expérience probante de 3 ans dans le domaine des achats, dans une organisation similaire
- Maitrise de l’outil informatique : pack MS Office
- Maitrise du Français (lu, écrit et parlé) ; bon niveau d’Anglais (lu, écrit et parlé moyen) ; Malagasy (langue maternelle)
- Sens de l’organisation et méthodique
- Intégrité et honnêteté
- Esprit d’initiative et anticipation
- Rigueur, fermeté et respect des délais
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail d’équipe
- Esprit d’ouverture, et capacité à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité
Compétences clés de CARE :
- Respect – Adopter un comportement qui reflète une réelle conviction de la dignité et du potentiel de tous les êtres humains et l’appréciation de leur dignité. Gagner la confiance des autres et créer un climat de confiance et d’ouverture.
- Intégrité – Maintien des normes sociales, éthiques et organisationnelles ; adhérant fermement aux codes de conduite et aux principes éthiques inhérents à CARE.
- Engagement au service – cette compétence s’applique à tous les aspects du rendement de l’employé.
- Excellence – Établir des standards élevés de performance pour soi-même et pour les autres ; assumer la responsabilité et la responsabilité de mener à bien des tâches ou des travaux ; des normes d’excellence auto-imposantes plutôt que d’imposer des normes ; s’assurer que les interactions et les transactions sont éthiques et traduisent une intégrité.
- Diversité – Promouvoir, valoriser, respecter et exploiter pleinement les qualités, l’appartenance, la race, la culture, l’âge, le sexe, le handicap, les valeurs, le style de vie, les perspectives ou les intérêts de chaque individu ; créer et maintenir un environnement de travail qui favorise la diversité.
VI. Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature qui comprend une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé à l’adresse [email protected], au plus tard le 31 décembre 2024.
Veuillez indiquer dans l’objet de votre mail la référence suivante RM_02412_PMU_PROCUREMENT.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »