Titre : SENIOR FINANCE & OPERATIONS OFFICER
Référence : MJN_02411_MIARE_SFOO
Lieu : Majunga
Type de contrat : CDD un an renouvelable, recrutement local
Date de clôture de réception de candidature : 06 décembre 2024
I. Résumé du poste
Sous la responsabilité du.de la Chef.fe de Projet, le.la Senior Finance and Operations Officer garantit une gestion efficace et optimale des ressources (humaines, financières et matérielles) du projet par l’application et le respect des procédures comptables et financières, de l’achat et la logistique, et de la bonne gestion administrative du bureau. A cet effet, il.elle élabore et met en place des tableaux de bord et conseille le.la Chef de projet. Suivant le lien fonctionnel, il.elle doit rapporter à l’équipe du BC dans les aspects opérationnels de la région.
II. Responsabilités et tâches
R1 : Gestion financière et comptable du bureau régional et rapportages périodiques
- Veiller au respect des règles et procédures des bailleurs de fonds et de la Mission au niveau du Projet
- Veiller à la réception et à la qualité de toutes les pièces provenant du personnel de Projet
- Assurer la comptabilisation des dépenses du Projet dans le système comptable
- Tenir à jour et de manière régulière tous les documents financiers (journaux et livres comptables)
Produire les rapports de suivi financier mensuels - Préparer les rapports financiers et les soumettre à la comptabilité
- Appuyer l’équipe BC pendant les audits internes et externes et assurer la mise en œuvre des recommandations reçues au niveau du Bureau Régional
- Effectuer les demandes de réapprovisionnement des fonds du Projet suivant les modèles internes
Suivre les soldes des comptes bancaires au niveau Régional et des opérations réalisées par les banques sur ces comptes - Effectuer toutes les opérations d’approvisionnement ou de prestations de services conformément aux procédures y compris la vérification des factures reçues
- Assurer le classement (électronique et physique) des pièces comptables
R2 : Gestion du processus d’achat de biens et de services
- Garantir et veiller au respect des procédures d’achat en accord avec les règles en vigueur
- Assurer le suivi des commandes à tous les niveaux du processus
- Maintenir et partager mensuellement une base de données actualisée des commandes en cours et passées au niveau régional
- Superviser les travaux d’inventaires au niveau régional
R3 : Gestion du patrimoine et du parc roulant
- Gérer les biens et équipements du bureau régional : marquage et enregistrement dans une base de données, inventaires, etc.
- Faire signer une fiche de détention pour les attributions ou d’une autorisation de sortie de matériel
- Effectuer les déclarations de pertes ou de mise au rebus
- Optimiser l’exploitation du parc et les dépenses inhérentes aux différents postes constituant sa gestion
- Planifier l’utilisation des véhicules et organiser l’emploi du temps des chauffeurs en fonction des demandes, anticiper les gaps de ressources et proposer les solutions
- Elaborer les tableaux de bord de données statistiques, analyser les états pour orienter
- Contrôler et valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks
- S’assurer que les chauffeurs disposent des outils nécessaires à l’exécution de leur tâches (logbook, instructions, matériel sécu (kit de première nécessité…))
- Vérifier et valider le rapport de consommation du carburant mensuel à partir des logbooks.
R5 : Gestion RH
- Tenir et mettre à jour la base de données RH du projet au niveau régional
- En liaison avec le département RH du BC, assurer la gestion administrative du personnel régional (suivi contrats et PAF, absences, PAR, etc.)
- Assurer la sécurité au travail de l’équipe régionale
- Fournir un appui continu aux membres de son équipe et assurer un coaching permanent en vue de renforcer leur capacité
- En coordination avec l’équipe RH du BC, assurer le recrutement et l’orientation du staff
- Développer le reflexe des staffs techniques opérationnels sur les valeurs et mission de CARE par sa capacité d’éducation, de sensibilisation et de communication
- Assurer la gestion de l’évaluation de performance de l’équipe sous sa responsabilité
- Être l’interlocuteur au niveau de la compagnie d’assurance santé
- Assurer la production et la gestion des documents administratifs du personnel régional incluant le suivi des congés et des fiches de présence de l’équipe régionale
- Appuyer l’équipe RH au BC dans la gestion des conflits et des mesures disciplinaires
- Superviser l’équipe régionale PS
R6 : Sécurité et sureté au travail de l’équipe régionale
- Mettre en application les règles sécuritaires au niveau du bureau régional : participer à l’élaboration des SOPs, le plan de contingences, mettre en place les malles d’urgences d’hibernation en cas de crise, briefing des nouveaux recrutés et visiteurs sur le contexte local, etc.
- S’assurer que les mesures pour assurer la sûreté et la sécurité des locaux sont en place : Les extincteurs, les services de gardiennage 24 heures sur 7
- Faire le suivi de l’évolution du contexte sécuritaire de la région : collecte des informations sécuritaires (lors de la réunion de base, de la réunion avec les partenaires…), rapporte les incidents dans les formats CARE
- S’assurer que les outils de gestion de la Sécurité et Sûreté requis par CARE sont en place et appliqués
R7 : Représentation
- Participer activement aux réunions périodiques de l’équipe régionale
- Représenter le projet dans les événements liés à son expertise et avec approbation du Responsable Régional
- Assurer la complémentarité et la coordination des interventions des projets dans les zones d’intervention
Et toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées et relevant de ses compétences
III. Qualifications requises au poste
- Titulaire d’un Diplôme Universitaire Supérieur (Bac+4) en Administration, Gestion ou domaines connexes
- Expérience de cinq (05) ans en Finance, Administration, Achat, Logistique
- Forte capacité de planification, d’analyse et de négociation
- Sens de la confidentialité et intégrité inébranlable
- Sens du leadership et bonne capacité managériale
- Sens de l’organisation et de la rigueur, méthodique
- Bonne relation interpersonnelle et sens du travail en équipe
- Sens de la négociation et capacité en gestion de conflit
- Maîtrise des outils informatiques : pack Microsoft Office, Logiciel de gestion de base de données
- Bonne capacité de communication écrite et orale
- Bonne maîtrise du français / Bonne connaissance de l’anglais
IV. Candidature
Pour postuler, veuillez soumettre votre candidature (une lettre de motivation avec vos prétentions salariales, CV avec au moins trois (03) références professionnelles et le scan du diplôme le plus élevé) à l’adresse [email protected], au plus tard le 06 décembre 2024. Mentionnez dans l’objet de votre mail la référence du poste MJN_02411_MIARE_SFOO.
Les candidatures féminines et les candidatures locales sont fortement encouragées.
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
«Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants.»